IT-Manager, vor allem in mittleren und größeren Unternehmen, stehen häufig vor dem Problem, dass sie sehr viele IT-Projekte gleichzeitig fahren müssen und alle ihre Mitarbeiter in der IT mehr als ausgelastet sind. Alles soll gleichzeitig passieren und die Fachbereiche sitzen ihnen im Nacken. Wie bekommt man das in den Griff? Was sich in der Praxis bewährt hat, ist die Einführung eines Projektportfoliomanagements (PPM), verbunden mit der Einbindung der Fachbereiche in die Entscheidungsfindung. Am besten mithilfe von Beratern, die ihre Erfahrungen aus eigener Unternehmenspraxis einbringen können.

Die Lösung zum verlorenen Überblick: Projektportfoliomanagement

Sind alle Projekte auch wirklich Projekte im Sinne der Unternehmensstrategie? Haben die Verantwortlichen den Überblick über Zeit, Budget und Qualität? Wissen sie schon, welche IT-Projekte sie im kommenden Jahr starten wollen und welche ihrer laufenden Projekte auch im kommenden Jahr noch Budget brauchen?

Die Liste der Fragen lässt sich fortsetzen. Wer sich diese oder ähnliche Fragen schon gestellt hat und keine befriedigende Antwort darauf bekommen hat, der braucht ein Projektportfoliomanagement.

Das Projektportfoliomanagement: Darum geht’s!

Im Folgenden stellen wir Ihnen einen Leitfaden zum PPM vor. Dieser bietet für unsere Kunden eine grundsätzliche Orientierung.

1. Legen Sie Kriterien für Projekte fest und etablieren Sie ein Demand-Management.

Nicht alles, was als Projekt durchgeführt wird, ist auch wirklich ein Projekt, das der Steuerung durch ein PPM unterliegen sollte. Vieles kann durchaus in der Linie gemacht werden. Legen Sie deshalb für sich fest, ab wann eine Aktivität für Sie ein zu steuerndes Projekt darstellt. Dazu können Sie ein oder mehrere Kriterien heranziehen:

• Strategische Bedeutung für die Unternehmensziele
• Ab einem festgelegten Projektbudget (zum Beispiel 100.000 €)
• Business Case positiv
• Anzahl involvierter Fachbereiche
• Dauer
• Größe des Projektteams
• Komplexität.

Dabei ist es hilfreich, ein Demand Management (als Teil des strategischen PMO) zu etablieren. Hier werden alle neuen Projektanfragen (Demands) direkt nach den obigen Kriterien bewertet (siehe Punkt 5).

2. Erfassen und bewerten Sie Ihre laufenden Projekte.

Lassen Sie das Demand Management auch Ihre laufenden Projekte erfassen und nach den obigen Kriterien bewerten. Dann haben Sie eine erste, vollständige Übersicht.

3. Die Projektportfolio-Roadmap.

Aus den bisher gesammelten Informationen bilden Sie Ihre erste Roadmap für Ihr Projektportfolio. Hier fließen auch Beginn und Ende, Ressourcen, Risiken und Abhängigkeiten ein. Diese Roadmap ist keine einmalige, sondern eine fortlaufende Aktivität: Bei jeder Änderung muss die Roadmap angepasst werden.

4. Definieren Sie Prozesse für Ihre Projekte.

Schaffen Sie Transparenz und klare Richtlinien. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden für die Aufnahme in die Roadmap? Wie werden Kleinprojekte behandelt? Wie werden Projekte gestartet und beendet? Wie läuft der Bewertungsprozess? Was passiert bei Ressourcenkonflikten? Wie sieht das Risikomanagement aus?

5. Bauen Sie ein strategisches PMO auf.

Warum benötigen Sie ein strategisches Projektmanagementoffice, oder besser ein Portfoliomanagementoffice? Wie schon erwähnt ist PPM ein dauerhafter Prozess. Das PMO führt Ihre Roadmap, hat ständig den aktuellen Status der Projekte im Blick, ergänzt Controlling-Informationen, berichtet über die Projekte in das Portfolio-Steering Committee und vieles mehr.

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Dieser Ansatz ist noch lange nicht ausgeschöpft. Daher wird in Kürze ein ausführlicher Beitrag zu diesem Thema auf diesem Blog erscheinen. Bleiben Sie auf dem Laufenden!

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