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Change Management – digitale Veränderungen am Beispiel des Urlaubsantrags

Wir kennen ihn alle: den klassischen Prozess des Urlaubsantrags. Urlaubsformular drucken, ausfüllen und an den Vorgesetzten weiterleiten. Der prüft diesen und entscheidet über eine Genehmigung oder Ablehnung des Urlaubs. Im positiven Fall gelangt der Urlaubsantrag anschließend wieder zum Mitarbeiter, der ihn in die Personalabteilung weiterleitet, wo die Daten erneut in die Urlaubskartei eingetragen werden müssen. Abhilfe für diesen langen Genehmigungsprozess kann eine Workflow-Lösung schaffen. Doch wie bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, das neue System auch zu nutzen? Dieser Artikel zeigt Ihnen Möglichkeiten und Wege auf, den Widerstand Ihrer Belegschaft zu minimieren, Ihre Mitarbeiter zu mobilisieren und Veränderungen erfolgreich einzuführen.

Die Phasen des Change Managements

Change Management lässt sich nach Krüger* in folgende fünf Phasen einteilen:

Change Management, fünf Phasen, Initialisierung, Konzipierung, Mobilisierung, Umsetzung, Verstetigung, erfolgreich Mitarbeiter mobilisieren, neue Prozesse einführen
Die Change Management-Phasen nach Wilfried Krüger. (Bild: © Wilfried Krüger)

Während die Initialisierung die Prozessauslösung an sich beschreibt, wird die Richtung der Veränderung während der Konzipierung klar definiert, Ziele werden festgelegt und geeignete Maßnahmen entwickelt.

Die Phase der Mobilisierung umfasst die Kommunikation des Veränderungskonzepts mit dem Ziel, Akzeptanzhürden zu überwinden und eine Bereitschaft für die bevorstehende Veränderung zu entwickeln. Außerdem sollen während dieser Phase die Bedingungen für den bevorstehenden Wandel durch beispielsweise das Erlernen neuer Fähigkeiten geschaffen werden.

Die eigentliche Durchführung der prioritären Aufgaben sowie von Folgeprojekten erfolgt in der Umsetzungsphase. Am Ende dieser Phase und während der Verstetigungsphase kommt es zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Die Ergebnisse müssen verankert werden, sodass die Mitarbeiter hinsichtlich des zu verändernden Prozesses nicht in alte Gewohnheiten zurückfallen.

Mobilisierung der Mitarbeiter durch Kommunikation

Um den Widerstand der Mitarbeiter in Bezug auf Veränderungen zu minimieren, ist die Phase der Mobilisierung also entscheidend: Die bevorstehende Veränderung muss frühzeitig kommuniziert werden. Mitarbeiter sollten – wenn möglich – in den Entwicklungsprozess mit einbezogen und über den Sinn sowie die Relevanz des Projekts aufgeklärt werden. Solche Kommunikationsprojekte können beispielsweise sein:

  • Kommunikation via E-Mail: Der Versand sollte durch die Führungsinstanz geschehen, damit die Ernsthaftigkeit des Projekts vermittelt wird.
  • Kommunikation über Intranet: Bereits einige Wochen im Voraus, damit den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden kann, an der Entwicklung mitzuwirken.
  • Persönliche Kommunikation: Vorgesetzte können in den wöchentlichen Besprechungen der Abteilungen bevorstehende Veränderungen ankündigen.
  • Aushänge: Für Mitarbeiter ohne Zugang zu einem PC kann die Information in öffentlichen Räumen wie zum Beispiel einer Kantine oder Brotzeiträumen ausgehängt werden.
  • Veranstaltungen / Events: Ein Business Breakfast oder die Betriebsversammlung können als Kommunikationsplattform dienen.

Je nachdem, wie sich die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen gestaltet, ergeben sich zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter mobilisieren können.

Den Einstieg in das neue System erleichtern

Auch die Fähigkeiten, die für das Beherrschen des neuen Systems benötigt werden, müssen vermittelt werden. So nimmt man den Mitarbeitern die „Angst vor dem Versagen“ und macht sie mit den neuen Prozessen vertraut. Vorbereitungsprojekte können zum Beispiel sein:

  • Trainings / Schulungen: Je nach Wirtschaftlichkeit können persönliche oder Online-Schulungen für die Mitarbeiter durchgeführt werden.
  • Leitfaden im Intranet: Ein selbsterklärender Leitfaden befähigt die Mitarbeiter, das neue System gegebenenfalls auch ohne Schulung erfolgreich zu nutzen.
  • IT-Support: Für auftretende Fragen oder Probleme sollte ein Ansprechpartner bekannt gemacht werden, der mit dem Prozess vertraut ist.

Diese Beispiele, wie Sie Ihre Mitarbeiter mobilisieren können, sind elementar: Neben zusätzlichen Optionen sollten Sie diese drei möglichst ausschöpfen.

Mitarbeiter mobilisieren – im Vorfeld und während der Implementierung

Um einen möglichen Widerstand der Mitarbeiter bei der Einführung eines neuen Workflow-Systems zu vermeiden, kommt es also auf die Mobilisierung der Mitarbeiter an: Eine frühzeitige Kommunikation der Veränderung ist elementar, um den Mitarbeitern die Chance zu geben, am System mitzuwirken und in den Prozess einbezogen zu sein. Außerdem müssen die Mitarbeiter mit den Fähigkeiten für das neue System vertraut gemacht werden um mögliche innere Barrieren aus „Angst vor dem Versagen“ abzubauen.

* Krüger, W. (2009). Excellence in Change – Wege zur strategischen Erneuerung. 4. Auflage. Wiesbaden. Gabler Verlag, S.70.

 

Dieser Beitrag wurde von Professor Dr. Peter Steinhoff in Zusammenarbeit mit Julia Mederer verfasst.

 

(Coverbild: © REDPIXEL| fotolia.com)

Peter Steinhoff