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Die Top-Down-Kommunikation als strategischer Faktor im Transformationsprozess

Transformationsprozesse lösen bei vielen Mitarbeitern Unsicherheit und Ängste aus. Damit diese nicht zu Frustration und Resignation führen und die Produktivität lähmen, ist eine authentische und feinfühlige Top-Down-Kommunikation essenziell. Führungskräfte können durch gezielte Ansprache ihre Mitarbeiter für die Zukunft begeistern und sie mit auf eine spannende Reise nehmen. Darauf sollten Sie achten.

Anpassung gelingt nur durch Veränderung

„Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige die am besten auf Veränderungen reagiert.“ Was der Naturforscher Charles Darwin im 19. Jahrhundert zum Grundstein seiner Evolutionslehre machte, gilt nicht nur für die Natur, sondern auch für die Ökonomie. Im obigen Zitat könnte man ohne weiteres das Wort „Spezies“ durch „Unternehmen“ ersetzen. Denn nur Unternehmen, die sich an veränderte Marktbedingungen anpassen und so ihren Konkurrenten einen Schritt voraus sind, haben die Chance am Markt zu bestehen. Regelmäßige Transformationen sind deshalb die Grundlage von beständigem und nachhaltigem Wachstum und Garantie für den Fortbestand von Unternehmen.

Herausforderungen bei Unternehmenstransformationen

Doch Transformationen sind komplexe Prozesse, die viele Herausforderungen bergen. Eine nachhaltige, erfolgreiche Unternehmenstransformation muss sich immer im Gesamtunternehmen abspielen und kann nicht nur Teilbereiche miteinbeziehen. Sie muss immer auf die drei Kernaspekte eines Unternehmens abheben, die da sind:

  1. Organisationsweisen
  2. Infrastruktur
  3. Mitarbeiter.

Meist leiten Unternehmen Transformationsprozesse dann ein, wenn sie entweder bereits unter Druck stehen (das ist dann meistens zu spät) oder wenn sie befürchten, dass es bald so weit sein könnte. Durch eine neue Führungs- und Unternehmenskultur wollen sie profitabler, effizienter und innovativer werden; die Arbeitgebermarke soll gestärkt werden. Auch die Übernahme durch ein Fremdunternehmen, die Eingliederung in eine Holding-Struktur oder ein personeller Wechsel in der Unternehmensführung können einen Transformationsprozess initiieren.

Mitarbeiter: Ängste erkennen und durch Top-Down-Kommunikation bewältigen

Doch ganz gleich, was die Gründe für die Transformation sind: Veränderungen in der Unternehmensstruktur und in der Unternehmenskultur sind für die Mitarbeiter fast immer mit Unsicherheiten, teilweise sogar Angst verbunden. Um diese Ängste zu reduzieren und den Transformationsprozess erfolgreich zu managen, kommt der Top-Down-Kommunikation zwischen Führungskräften, die die Gestalter der Transformation sind, und den Mitarbeitern entscheidende strategische Bedeutung zu.

Wandelt sich ein Unternehmen vom streng hierarchisch strukturierten Konzern hin zu einem Unternehmen mit netzwerkartiger Struktur, so hat dies für die Mitarbeiter umfassende Konsequenzen. Sie bekommen mehr Freiheit und größere Gestaltungsspielräume, vieles wird ausgeführt und umgesetzt, ohne dass es von allen Ebenen abgenickt werden muss. Diese Freiheit hat auch mehr Verantwortung zur Folge – Verantwortung, die Druck und ein Gefühl der Überforderung auslösen kann, wenn nicht durch Kommunikation und geeignete Angebote gegengesteuert wird.

Mitunter sind Unternehmenstransformationen auch mit Restrukturierungsmaßnahmen verbunden. Wenn sich Mitarbeiterkompetenzen und -verantwortungen überschneiden oder ganz einfach nicht mehr benötigt werden, dann droht sogar der Verlust des Arbeitsplatzes. Auch dies löst – verständlicherweise – Zukunftsängste aus.

Sozialkompetenzen entscheidend

Führungskräfte müssen hier durch ihre Kommunikationsweise sicherstellen, dass Druck sich gar nicht erst aufbaut, da er zu einem Gefühl der Lähmung und zu einem Einbruch in der Produktivität führen kann. Resignation und Frustration können sich durch Überforderung breitmachen. Durch ihre Kommunikationsstrategie können Führungskräfte diesen Entwicklungen Einhalt gebieten. Ihre Sozialkompetenzen sind deshalb entscheidend für eine breite Mitarbeiterunterstützung in der Transformationsphase: Sie müssen erkennen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen die Mitarbeiter mitbringen und diese individuell fördern. Durch Kommunikationsangebote muss es ihnen gelingen, Ängste zu nehmen, zu motivieren und ein „Big Picture“ so glaubhaft zu entwerfen, dass die Mitarbeiter mit Offenheit und Neugier in die Zukunft blicken und diese aktiv mitgestalten.

Kommunikative Infrastruktur schaffen

Damit das in der Praxis gelingt, bedarf es einer kommunikativen Infrastruktur, über die die Mitarbeiter – physisch oder virtuell – adressiert werden können. Regelmäßige Feedback-Gespräche, Meetings und Workshops können hier einen wichtigen Beitrag leisten. Zu Beginn des Transformationsprozesses sollten sich diese Angebote in erster Linie an Personen mit Führungsverantwortung richten, die dann als Multiplikatoren in den Abteilungen fungieren und die strategische Unternehmensvision an die Mitarbeiter weiter kommunizieren.

Entscheidend dabei: Die Unternehmensführung muss voll und ganz hinter den Zielen des Transformationsprozesses stehen. Sie muss den Prozess gestalten, vorantreiben und mit gutem Beispiel vorangehen. Diese Haltung ist nicht delegierbar. Wichtig ist, dass der Transformationsprozess zu allen Zeiten transparent ist und die Mitarbeiter Ziele und Ergebnisse nachvollziehen können. Nur dann ist eine glaubhafte und authentische Top-Down-Kommunikation, die Unterstützung für den Prozess fördert, möglich.

Checklist – was macht erfolgreiche Top-Down-Kommunikation im Transformationsprozess aus?

Zusammenfassend sind es diese Punkte, die die Top-Down-Kommunikation in der Transformationsphase erfolgreich machen:

  • Sozialkompetente Führungskräfte, die individuell auf die Mitarbeiter und ihre Skills eingehen
  • Ein Big Picture für die Zukunft, das die Mitarbeiter mit auf die Reise nimmt
  • Transparenz im gesamten Prozess
  • Führungskräfte die mit gutem Beispiel.

 

(Coverbild: © kasto | fotolia.com)

Oliver Foitzik