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ERP-Systemeinführung: Mit professionellem Projektmarketing Akzeptanz und Engagement gezielt fördern

Wer Menschen große Veränderungen und Mühen abverlangt, muss ihnen erklären, warum und wozu das alles notwendig ist und kommt um Projektmarketing nicht herum.* Projektmarketing ist das Bemühen, mit den Mitteln des Marketings mit Schwerpunkt Information und Kommunikation Akzeptanz für ein Projekt zu bekommen, zu erhöhen und zu festigen. Damit ist es ein wesentlicher Bestandteil des Veränderungsmanagements, das noch etliche weitere Maßnahmen umfasst – alle mit dem Ziel, die Projektergebnisse in der Organisation zu verankern. Besonders wichtig bei ERP-Einführungen sind hier zum Beispiel eine kluge Teamzusammensetzung mit Vertretern aller betroffenen Bereiche, gutes Stakeholder-Reporting und durchdachte Schulungskonzepte. Ob es sich bei der technischen ERP-Lösung um SAP, Infor M3 oder Infor LN handelt, ist zwar für Details wichtig, nicht aber für die große Linie. Teil eins dieses Beitrags befasst sich mit eben dieser und beantwortet dabei mitunter die Frage, wie Projektmarketing auch mit kleinem Budget gelingt, und gibt zehn hilfreiche Tipps zur Projektmarketing sowie eine Anleitung, wie Sie die Projektkommunikation richtig angehen.

Kommunikationsplanung auch für kleine Budgets

„Ja, Projektmarketing bräuchten wir unbedingt, aber momentan müssen wir erst mal …“, „dafür haben wir kein Budget …“ Gerade im Mittelstand sehen Sie als Projektleiter vielleicht kaum Chancen, eine gute Projektkommunikation aufzusetzen. Doch wenn Sie vorschnell aufgeben, werden Sie unweigerlich die Folgen erleben, dass man in diesem Fall, um mit Paul Watzlawick zu sprechen, „nicht nicht kommunizieren kann“: Die Kommunikation kommt irgendwann von selbst, aber zu spät, zu wenig durchdacht und zu wenig zielgerichtet. Als mächtigster Kommunikationskanal wird sich der Flurfunk etablieren mit Themen, die nur selten Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt fördern. Es bleibt ihnen also nichts anderes übrig, als das Thema auf die Agenda zu setzen. Die gute Botschaft: Es sind keineswegs nur die aufwendigen teueren Kampagnen, die wirken. Auch mit wenig Geld und Ressourcen können Sie viel erreichen, wenn Sie sich an die folgenden Hinweise halten.

10 Tipps für eine effiziente Projektmarketing-Planung

Damit Ihr Projektmarketing professionell abläuft und gelingt, helfen Ihnen die folgenden Planungs-Tipps:

  1. Bestehen Sie darauf, Projektmarketing von Anfang an einzuplanen. Bei mangelnder Akzeptanz im Management: Nennen Sie es Schulung oder Risikomanagement.
  2. Klären Sie im Rahmen einer Stakeholderanalyse für sich und Ihre Auftraggeber, wo Sie Ihre beschränkten Ressourcen am besten einsetzen.
  3. Nutzen Sie, was schon da ist: Projektmitarbeiter und -berater, Kommunikationsexperten (intern oder extern), Projektdokumente, Kommunikationskanäle.
  4. Etablieren Sie kurze und schnelle Abstimmungswege.
  5. Decken Sie möglichst viel Kommunikationsbedarf durch Teamzusammenstellung und Meeting-Kultur ab.
  6. Klären Sie die Aufgaben der Kernteammitglieder, Key User und anderer Rollen als kommunikativer Link zur Fachabteilung.
  7. Decken Sie weitere Zielgruppen durch Berichtswesen ab, vor allem das Management.
  8. Halten Sie aktiv persönlichen Kontakt zu den Entscheidern und anderen wichtigen Stakeholdern.
  9. Fokussieren Sie das eigentliche Projektmarketing (Medien, Infoveranstaltungen) auf die Zielgruppe Anwender.
  10. Versorgen Sie die Führungskräfte mit den gleichen Informationen, aber vorab, und fragen Sie aktiv nach, ob alles verstanden wurde.

Der neunte Projektmarketing-Tipp ist mit Bedacht hervorgehoben: Das Hauptaugenmerk muss auf den Anwendern liegen. Wie dies gelingt, erläutert der folgende Abschnitt.

Projektmarketing: Die besten Kommunikationskanäle identifizieren

Um Informationen kompakt und gut aufbereitet zu übermitteln, bieten sich verschiedene Medien an, wobei heute im Unternehmensalltag meist die elektronischen Medien wie Projekt-Website oder elektronische Newsletter dominieren. Gerade bei ERP-Projekten kann es aber durchaus sein, dass es wichtige Zielgruppen zu erreichen gilt, die nur selten am PC arbeiten, etwa in Produktion und Logistik. Dann ist ein einfacher, aber freundlich gestalteter Projektticker in Digitaldruck eine gute Lösung, ergänzt durch Infoposter an stark frequentierten Orten (zum Beispiel bei Eingang, Kantine, Aufenthaltsraum). Vorhandene Mitarbeitermagazine zu nutzen ist meist nur eine zusätzliche Option, weil ihnen wegen der langen Vorlaufzeiten und Abstimmungsprozeduren, die für effiziente Projektkommunikation nötige Schnelligkeit fehlt.

Um zu erfahren, wo die Zielgruppen stehen und welchen Informationsbedarf sie haben, ist direkte Kommunikation in Form von Veranstaltungen unverzichtbar, wobei kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen Standorten natürlich im Vorteil sind. Dieser direkte Kontakt hat noch einen weiteren großen Vorzug im Hinblick auf Projektmarketing: Wer die Kommunikation gut organisiert, erhält wertvolle Anregungen und Feedback direkt von der für SAP, Infor oder andere ERP-Lösungen so wichtigen Arbeitsebene. Und last, but not least: Die Bereitschaft, auch mal zuzuhören, schafft Vertrauen.

Emotionen berücksichtigen

Die Einführung von ERP-Lösungen wie SAP, M3 oder LN erfordert einen so radikalen Wandel, dass die Emotionen schnell hochkochen und das sachliche Arbeiten beeinträchtigen. Wenn Sie diese nicht wahrnehmen und aufgreifen, werden Sie sich irgendwann verzweifelt fragen, warum Ihre Erklärungen und Sachargumente einfach nicht anzukommen scheinen. Wenn es Ihnen gelingt, etwa im Rahmen der direkten Kommunikation, die aktuellen Einstellungen abzufragen, können Sie auch darauf reagieren.

Manche sehen es positiv

Mit welchen Einstellungen müssen Sie also rechnen? Manche sehen es positiv und formulieren das in Statements wie im folgenden Bild:

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Das ist das Ziel: Eine positive Stimmung bei den Anwendern schaffen, noch bevor die Implementierung startet. (Bild: © Elisabeth Wagner | Transformation Consulting International GmbH)

Im Kreise der Beschäftigten mit dieser Einstellung finden Sie interessante Multiplikatoren fürs Projekt, potenzielle Key User, Trainer sowie Ansprechpartner.

Kritische Stimmen

Aber natürlich werden auch Ängste und Bedenken hochkochen, sehr wahrscheinlich sogar überwiegen. Typische Äußerungen sehen Sie im nächsten Bild:

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Der Schrecken eines Leiters für ein Change-Projekt? Um zu verhindern, dass der Zuspruch unter den Anwendern zu gering ausfällt und die IT-Implementierung gefährdet wird, sollten Sie mit dem Projektmarketing nicht zu lange warten. (Bild: © Elisabeth Wagner | Transformation Consulting International GmbH)

Um auch diese Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen, ist es zunächst wichtig, den Entscheidungsprozess für SAP nachvollziehbar zu machen. Stellen Sie sich also ganz grundlegende Fragen um sie auch für Ihre Mitarbeiter begründen zu können, so zum Beispiel:

  • Warum wird das neue System eingeführt?
  • Wieso jetzt?
  • Was bringt es dem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitern?

Wichtig für Sie als Projektleiter: Diese Informationen können und sollten Sie aktiv vermitteln, aber nicht inhaltlich verantworten. Bei der Entscheidung für die Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um eine strategische Entscheidung, die vom Top-Management begründet werden muss. Dem Misstrauen gegenüber dem Lösungslieferanten, der „ja keine Ahnung hat, wie hier wirklich gearbeitet wird“ begegnen Sie, indem Sie darüber informieren, wie Standardprozesse und Customizing ineinandergreifen.

Der hohe Aufwand – ein Dauerbrenner

Den gefürchteten hohen Aufwand werden Sie nicht wegargumentieren können, das wird ein Dauerbrenner auf der Themenliste werden. Bestätigen Sie ihn als unabwendbar, aber zeigen Sie auch Vertrauen, dass das Projekt erfolgreich sein wird. Nennen Sie im Projektverlauf zudem die Maßnahmen, die Druck reduzieren: zusätzliche Ressourcen, sorgfältige Terminplanung (unter anderem Schulungen), auch gegebenenfalls Urlaubssperren bis hin zur Verschiebung des Go-Live. Und wenn sie dann da ist, die Belastung: Bedanken Sie sich immer wieder für das hohe Engagement und organisieren Sie solche wertschätzenden Äußerungen auch von anderen Stellen.

Eine der größten Ängste von Mitarbeitern bei ERP-Einführungen ist, mit der neue IT-Welt nicht mehr zurechtzukommen – eine verständliche und berechtigte Einstellung, vor allem bei Menschen, die bisher nur wenig am Computer gearbeitet haben. Hier ist die Personalabteilung oder das Teilprojekt Veränderungsmanagement gefragt, ein gutes Fortbildungskonzept anzubieten, das Schulungen, selbst organisierte Trainingsmöglichkeiten und Key User-Unterstützung am Arbeitsplatz umfasst. Wecken Sie Vertrauen in die Qualifizierungsmaßnahmen. Keiner bleibt zurück! Das sollten nicht nur Sie laufend vermitteln, sondern auch die im Projekt engagierten Vertreter aus den Fachbereichen, denen die Mitarbeiter oft am meisten vertrauen.

Weitere Informationen

Sie wollen mehr wissen über die Inhalte des Projektmarketings im ERP-Projekt? Dann empfehlen wir Ihnen Teil Zwei dieses Blogbeitrags. Über die TCI-Aktivitäten zu Infor-Systemen informiert auch ein kürzlich erschienener Blogbeitrag. SAP lässt sich in mehreren Themen von TCI beraten, in 2017 organisierte die TCI zudem eine erfolgreiche Veranstaltung für SAP-Kunden zum Variantenmanagement.

*Siehe dazu auch unser Beitrag „People Management: So starten Sie Ihre Digitalisierungsoffensive!

 

(Coverbild: © Rawpixel.com | fotolia.com)

Elisabeth Wagner