Kommunikation, Kommunikationsmaßnahmen

Kommunikationsmassnahmen im Transformationsprozess: erfolgreiche Umsetzung durch richtigen Mix

Dass die interne Kommunikation ein strategischer Faktor im Transformationsprozess ist, habe ich bereits in früheren Beiträgen ausführlich erläutert. Dies gilt sowohl für die Top-Down-Kommunikation, also die Informationen, die vom Management an die Mitarbeiter weitergegeben werden, als auch für Bottom-Up-Kommunikation. Hier lässt sich durch frühzeitige und umfassende Einbeziehung von Vorschlägen, Meinungen und Feedback der Mitarbeiter die Akzeptanz und die Qualität der Transformationsstrategie steigern. Doch welche Kommunikationsmaßnahmen gibt es überhaupt und wann ist welche Kommunikationsmaßnahme sinnvoll? Um dieses Thema dreht sich der aktuelle Blogbeitrag.

Wie lassen sich Kommunikationsmaßnahmen unterscheiden?

Durch Internet und insbesondere durch das Web 2.0 ist die Kommunikation auch in Unternehmen von Zeit und Ort unabhängig geworden. Durch digitale Tools wird die Kommunikation vereinfacht und kostengünstiger – sowohl was den zeitlichen Aufwand, als auch was die finanziellen Mittel betrifft. Dennoch verlieren auch Präsenzveranstaltungen und die persönliche Kommunikation im Gespräch nicht an Bedeutung. Digitale Kommunikationsmedien ergänzen diese aber und übernehmen neue Funktionen. Unterscheidungskriterien für Kommunikationsmaßnahmen sind demnach:

  • persönlich oder virtuell
  • Zahl der Beteiligten
  • Unterscheidung in Sender vs. Empfänger oder Dialogcharakter
  • medial vermittelt oder direkt

Welche Kommunikationsinstrumente genutzt werden, liegt in der Entscheidungsgewalt des Managements, da für jede Kommunikation Rahmen und Infrastruktur bereitgestellt werden müssen. Je nach Zielsetzung werden verschiedene Kommunikationsmaßnahmen genutzt.

Wichtig ist vor allem: Authentizität. Ein Vertrauensklima entsteht nur, wenn alle Beteiligten das Gefühl haben, ernstgenommen zu werden und ehrliche Antworten auf ihre Fragen zu bekommen.

Präsenzveranstaltungen zur Kommunikation

Auch in Zeiten der Digitalisierung ist der persönliche Kontakt unerlässlich. Nur wenn Führungskräfte und Mitarbeiter tatsächlich miteinander reden, lassen sich Stimmungen und Emotionen identifizieren. Diese sind gerade in Transformationsprozessen entscheidend, da sie gravierenden Einfluss auf den Erfolg einer Transformationsstrategie haben.

Mitarbeiterinformationsveranstaltungen

Eine gängige Kommunikationsmaßnahme in Transformationsprozessen sind Mitarbeiterinformationsveranstaltungen. Diese können entweder für die gesamte Belegschaft (so genannte „Townhall Meetings“) oder in einzelnen Abteilungen stattfinden. Sie dienen dazu, über Fortschritte und erreichte Ziele zu berichten und über Änderungen zu informieren. Hier geht es weniger um Austausch als um Information.

Workshops

Austausch und Diskussion finden dagegen in Workshops statt. Hier können Mitarbeiter ihre Sichtweisen einbringen, Ideen entwickeln und ausgestalten. Betroffene sollen aktiv beteiligt werden. Denn das Ziel jeder Kommunikationsmaßnahme muss sein, die Mitarbeiter weg von einer Konsumentenhaltung hin zu einer aktiven gestaltenden Rolle zu bringen.

Geeignete Formate sind World Café, Open Space Konferenz oder ein Werkstatt-Format. Workshops sind auch als Kick-off eines Transformationsprozesses gut geeignet, da sie Mitarbeiter aktiv einbeziehen und in den Prozess integrieren.

Roundtables

Roundtables sind eine Kommunikationsmaßnahme, die im kleinen Kreis stattfindet. Hier können Mitarbeiter und Führungskräfte aktuelle Themen besprechen und diskutieren. Sie sind ein „Thermometer“, um frühzeitig Konfliktpotenziale zu identifizieren und entsprechend gegenzusteuern.

Online-Kommunikation

Mittels Online-Kommunikationsmaßnahmen können Mitarbeiter schnell und einfach ihre Meinung zu einem Projekt oder zu einzelnen Punkten abgeben. So lassen sich schnell Stimmungsbilder auf Basis großer Datenmengen erstellen, die Aufschluss über die Meinungen innerhalb der Belegschaft zulassen. Der Vorteil von Online-Kommunikationsmaßnahmen ist ihre einfache Nutzbarkeit, die Sammlung großer Datenmengen sowie die Unabhängigkeit von Zeit und Ort.

Projektseite im Intranet

Über eine Projektseite im Intranet können sich die Mitarbeiter über den aktuellen Stand des Projektes informieren. Ergänzend bietet sich ein Blog an, eine Übersicht über Projektmitarbeiter und wichtige Termine sowie ein Ablageort für zentrale Präsentationen, so dass sich Mitarbeiter diese nach Veranstaltungen downloaden können.

Collaboration Plattform

Eine Collaboration-Plattform mit Projekt-Wiki, Themen-Streams und Expertenrunden bietet direkten Kontakt zu zentralen Ansprechpartnern und Projektmitarbeitern. Hier können Mitarbeiter sich nicht nur informieren, sondern auch eigene Ideen und Vorschläge einbringen.

Ein CXO-Blog ermöglicht den Mitarbeitern, der Geschäftsleitung Fragen zu stellen, die diese dann in einem bestimmten Zeitrahmen beantwortet.

Projektnewsletter

Ein monatlicher Projektnewsletter informiert alle Mitarbeiter über den aktuellen Stand und den Fortschritt des Transformationsprojektes.

Virtuelle Informationssessions

Diese eignen sich besonders für Unternehmen mit verteilten Standorten, wo Präsenzveranstaltungen mit dem Top-Management kaum möglich sind. Innerhalb dieser virtuellen Sessions werden die häufigsten Fragen der Mitarbeiter behandelt, so dass alle auf dem aktuellen Stand des Change-Projektes sindPersönliche Kommunikation

Die formellen Besprechungen über Fortgang und Status des Change Projektes sind ohne Frage eine zentrale Kommunikationsmaßnahme im Transformationsprozess. Ergänzend müssen jedoch die Führungskräfte auch das informelle Gespräch mit den Mitarbeitern suchen. Durch den persönlichen Kontakt erfahren sie individuelle Stimmungen, können informieren und dadurch das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen. Unabdingbar sind hier sozialkompetente Führungskräfte, die sich für die Sorgen der Mitarbeiter interessieren. So lässt sich ein Vertrauensklima pflegen, dass den Transformationsprozess unterstützt.

Führungskräfte und Entscheider sollten eine Open-Door-Kommunikation pflegen und immer ein offenes Ohr für die Mitarbeiter haben. Eine Terminvereinbarung für ein persönliches Gespräch wäre hier nur hinderlich.

Mediale Kommunikation

Printprodukte

Unterstützend zu den oben genannten Kommunikationsmaßnahmen sollte auch die mediale Kommunikation eingesetzt werden. Beiträge im Unternehmensmagazin über das Projekt, Poster und Plakate in den Bürofluren mit den Kernbotschaften des Change-Projektes oder eine „Transformationsbibel“ mit den zentralen Rahmenpunkten und Meilensteinen können den Transformationsprozess steuern und unterstützen.

Videos

Videos und interaktive Tools mit authentischen Statements aller Hierarchieebenen sind ebenfalls ein wichtiges mediales Kommunikationsinstrument. Auch ein Stimmungsbarometer, das regelmäßig die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen und offenen Feedbackrunden veröffentlicht, kann ebenfalls die Unterstützung der Mitarbeiter steigern.

Kommunikationsmaßnahmen – die Mischung macht’s

Wichtig ist: Auf eine Kommunikationsmaßnahme zu setzen, reicht nicht. Je nach Zielsetzung und Phase des Transformationsprozesses sind verschiedene Maßnahmen geeignet. Wer einen guten Mix aus persönlich und virtuell, aus großer Adressatengruppe und kleinen Diskussionsrunden findet, dem gelingt es, umfassend und authentisch zu informieren und damit das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen.

Oliver Foitzik