Darstellung von Coronaviren (COVID-19) mit Kopf mit ATemschutzmaske im Profil

Krisenmanagement – Noch nie war flexible und vorausschauende Notfallplanung so wichtig wie jetzt.

„Von den Chinesen könnten wir derzeit viel lernen. Sie haben für Krise und Chance dasselbe Schriftzeichen.“ Dieses Zitat stammt von Richard von Weizsäcker und wurde von ihm im Rahmen der Wirtschaftskrise in Deutschland 1993 geprägt. Wenn er noch lebte, könnte er es aber auch heute gesagt haben. Denn China war der Ausgangspunkt der Corona-Pandemie, und China scheint nach zwei schwierigen Monaten die Krise im eigenen Land zumindest im Griff zu haben. Zudem hat China die Krise mithilfe eines konsequenten Krisenmanagements, also mit geeigneten, schnellen und strikten Maßnahmen, auf ein begrenztes Gebiet eingeschränkt.

Seit wenigen Wochen hingegen eskaliert die Situation in Europa und weltweit. Seit dem 11. März 2020 hat die WHO die Corona- (COVID-19) Epidemie zu Pandemie erklärt. Die Auswirkungen auf Gesellschaft und Wirtschaft sind noch nicht absehbar. Sicher ist jedoch: Unternehmen können die Situation nur mit einem umfassenden und flexiblem Krisenplan und Krisenmanagement überleben. Gleichzeitig ist diese Krise eine Chance, um ein nachhaltiges und vorausschauendes Krisenmanagement aufzubauen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem erfolgreichen Krisenmanagement auf die aktuelle Situation reagieren und gleichzeitig eine nachhaltige sowie zukunftssichere Notfallplanung schaffen.

Anmerkung der Redaktion: Lesen Sie gern auch unsere weiteren Blogbeiträge zu verwandten Themen, beispielsweise unter Der Enterprise Transformation Cycle: Ein Grundlagenwerk für Praktiker.

Corona-Pandemie: Was passiert gerade auf der Welt?

Wir alle in Deutschland begegnen im Moment neuen Herausforderungen einer besonderen und in allen Bereichen umfassenden Krise. Dabei haben wir schon die ein oder andere Krise überstanden, wie zum Beispiel eben die Wirtschaftskrise von 1993, auf die sich das oben erwähnte Zitat von Richard von Weizsäcker bezieht. Ein anderes Beispiel ist die sogenannte „Bankenkrise“ im Jahr 2008, als das Risiko bestand, dass Kreditinstitute durch hohe Verluste die gesamte Volkswirtschaft gefährden.

Die aktuelle Krise ist jedoch anders. Die Corona-Pandemie (Covid-19) ist mit ihren Auswirkungen auf die Freizügigkeit – den Einschränkungen und Auswirkungen auf nahezu alle Lebensbereiche – eine Situation, die für die Menschen in unseren Breiten vollkommen neu ist. Das gilt im Besonderen für alle aktuell im Arbeitsleben stehenden Menschen: Sie haben so etwas noch nicht erlebt. Und wir erleben fast stündlich, dass diese Einschränkungen noch nicht die letzte Stufe erreicht haben.

Dass in Deutschland öffentliche Bildungsinstitute oder auch die Gastronomie ihre Türen für einen (un-) gewissen Zeitraum schließen, war in dieser Form in Deutschland noch nie dagewesen. Bisher hat die deutsche Bundesregierung in ihrer Geschichte im Nachkriegsdeutschland nur ein einziges Mal so stark in die geschäftlichen, wie auch privaten Bereiche eingegriffen: Damals mit den Sonntagsfahrverboten aufgrund der Ölkrise im Jahr 1973.

Doch auch das ist mit der aktuellen Situation in keiner Weise zu vergleichen. Dementsprechend ist es für Staat, Gesellschaft und Unternehmen gerade „Neuland“ – und damit umso schwerer, angemessen sowie schnell die notwendigen Maßnahmen zu definieren und einzuleiten. Den Handlungsbedarf von Politik, Gesellschaft oder Wirtschaft beschreibt Tomas Pueyo sehr anschaulich in seinem Beitrag „Corona Virus: Why you must act now“ vom 10. März 2020 in Perspective Daily. Dazu finden Sie hier die deutsche Übersetzung vom 13. März.

Eine Folge der aktuellen Situation ist, dass Entscheidungs- wie auch Maßnahmenmängel im Krisenmanagement immer deutlicher werden. Nach dieser Krise werden wir – gesellschaftlich und wirtschaftlich – eine neue Welt vorfinden.

Was sind die resultierenden Herausforderungen für Wirtschaft und Unternehmen?

Natürlich passt hier auch das Motto: „In jeder Krise steckt auch eine Chance!“ Dasselbe gilt jedoch auch für dieses: „Nach der Krise ist vor der Krise!“. Dementsprechend sollte auf die aktuelle Krise nicht nur reagiert, sondern auch in ihr agiert werden. Eine von vielen Aufgaben ist, heute die Mitarbeiter zu schützen, dabei das Überleben des Unternehmens zu sichern sowie sich gleichzeitig für Morgen besser aufzustellen. Der Zeitpunkt dafür ist jetzt günstig, um nachhaltige und anpassungsfähige Krisenpläne zu entwickeln, die nicht nur bei dieser, sondern auch für zukünftige Krisen anwendbar sind. Bereits jetzt sollte überlegt werden, wie die Erfahrungen und Erkenntnisse aus der Krise für neue, innovative post-crisis Business-Modelle genutzt werden können. Somit sind die aktuellen Herausforderungen eine Chance und Verpflichtung – insbesondere für die Unternehmen, jedoch nicht nur , sich besser auf zukünftige Eventualitäten und auf eine neue Zukunft sinnvoll vorzubereiten.

Zwar werden im Kontext von COVID-19 in den Medien meist nur die DAX-notierten Unternehmen genannt. So trifft die Corona-Pandemie dennoch besonders stark mittelständische Unternehmen und stellt diese vor extreme Herausforderungen, wie zum Beispiel:

  • Fehlzeiten steigen rasant und überproportional.
  • Quarantäne Maßnahmen bedingen, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern nicht an den angestammten Arbeitsplätzen arbeiten können.
  • Logistikketten funktionieren nicht oder sind eingeschränkt (von Lieferanten wie auch zu Kunden).
  • Bewegungsfreiheiten sind eingeschränkt, sowohl extern als auch intern.
  • Veränderungen der Abläufe und Prozesse treten im Stundentakt auf und sind aufgrund der externen Verursachung nur gering oder sogar gar nicht beeinflussbar.
  • Unbekannte Situationen und daraus resultierende notwendige Maßnahmen binden die Führungsmannschaft. Diese müssen in einem Krisenmanagement unverzüglich erfasst sowie in den Maßnahmen adäquat berücksichtigt werden.

Diese und viele andere Herausforderungen, die der Coronavirus nun ganz konkret auf den Plan ruft, erfordern

  • effiziente Analysen
  • objektive Bewertungen
  • schnelle und transparente Reaktionen.

Entscheidungsfähigkeit erhalten – auch in Zeiten der Unsicherheit

Geschäftsmann mit Aktenkoffer steht ratlos einem Labyrinth gegenüber
Gerade in Zeiten von Corona (COVID-19) gilt: Die Unternehmensführung muss entscheidungsfähig bleiben. (Bild: © ra2 studio | shutterstock.com)

Doch neue Situationen erzeugen meist Unsicherheit bei allen – bei Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten. Doch woher kommt diese Unsicherheit? Meist existieren Krisen- und Notfallpläne einfach nicht oder sind auf die aktuelle Situation in keiner Weise anwendbar, da für die Anpassung notwendige Skills und Ressourcen fehlen.

Was eine fehlende Notfallplanung für das Unternehmen bedeuten kann

Dass eine solche Situation weitreichende Folgen für das Unternehmen und die Mitarbeiter haben kann, liegt auf der Hand: So werden unter anderem

  • eine schlechte Vorbereitung und Planung des Krisenmanagements
  • fehlende Kapazitäten und Skills für das Management
  • mangelnde Flexibilität bei Planung und Umsetzung
  • fehlende und/oder demotivierende Kommunikation

extrem negative Auswirkung auf Umsatz, Profitabilität und Liquidität des Unternehmens haben. Diese Folgen sind insbesondere in Zeiten einer eher stagnierenden Wirtschaft fatal – und im schlimmsten Falle auch existenzbedrohend.

Für die Zukunft rüsten: Wie Unternehmen aus der Krise lernen

Jedoch ist es nicht in unserem Sinne, die negativen Fakten dieser Krise weiter und intensiver zu erwähnen. Es sollte nun das Ziel sein, sich in dieser Krise stabil aufzustellen, sodass das Unternehmen mit den Mitarbeitern (soweit es geht mit allen) und für die Kunden erfolgreich im Geschäft bleibt und an den neuen Herausforderungen wachsen kann. Unternehmen müssen ihre Entscheidungsfähigkeit auch in diesen Zeiten der wachsenden Unsicherheit bewahren und beweisen. Das schließt mit ein, dass aktuell unbekannte Problemstellungen vorhergesagt und flexible sowie unverzügliche Lösungsansätze entwickelt werden können. Zusätzlich sollten Vorbeugungsmaßnahmen für diverse Problemstellungen geplant werden.

Eine weitere Möglichkeit, das Unternehmen für die Zukunft zu rüsten, ist die Planung und Umsetzung von modernen Remote-Arbeitsplätzen für virtuelles Arbeiten. Hierfür müssen neben den technischen auch die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Der Trend des „New Work“ hat in Deutschland zwar schon Einzug gehalten, allerdings eher spärlich – und das, obwohl es oft gerade ein Wunsch von Mitarbeitern ist, um Familie und Beruf besser zu koordinieren. Ebenso muss die Führungsfähigkeit in der Krise erhalten bleiben und bei Bedarf neu aufgebaut werden können. Diese – für das Management teilweise neuen – Herausforderungen können deutliche Spuren beim Führungspersonal hinterlassen. Diese Folgen können jedoch durch Präventionsmaßnahmen mit Coaching und im Besonderen durch Resilienztrainings abgemildert werden.

Weitere Schritte im Rahmen des Desaster Recovery – über COVID-19 hinaus

Des Weiteren müssen Unternehmen sich in die Lage versetzen, kurzfristig Fehlpersonal auszugleichen. Möglichkeiten sind bespielsweise

Noch besser: Unternehmen begrenzen die Folgen schon durch vorbeugende Maßnahmen und schützen ihr Personal entsprechend. So gibt es beispielsweise zur Vermeidung von Fehlzeiten viele praktische Vorbeuge- oder Hygienemaßnahmen, wie zum Beispiel

  • die proaktive Nutzung von Remote-Arbeitsplätzen / Homeoffice (siehe oben)
  • extreme Hygienemaßnahmen
  • aktive Desinfektion
  • Kommunikations- und Zusammenarbeitsregeln
  • Berücksichtigung von Risikogruppen
  • Begegnungsvermeidung (Kantinen, Sanitärbereiche, …).

All diese Herausforderungen müssen bereits im Vorfeld in einem Krisenszenario berücksichtigt werden. Wie sich ein Krisenszenario mit ihren Anforderungen an das jetzt geforderte Krisenmanagement bildlich darstellen lässt, zeigt die nachfolgende Graphik (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

COVID-19 Krisenmanagement Notfallplanung, visualisiert mit XMIND
Darstellung eines Krisenszenarios als MindMap: Indem Sie die Erkenntnisse aus der Corona-Pandemie richtig deuten, rüsten Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft. (Bild: © TCI GmbH)

Nachhaltiges Krisenmanagement: Die Krise als Chance sehen

Ein Krisenmanagement ist nach diesen Darstellungen für jedes Unternehmen unumgänglich und sollte neben einem Notfall- und Krisenplan mit detaillierten Maßnahmenplänen, Daily Management, Standard Work, Kommunikations- und Eskalationsplänen auch die Sensibilität sowie Achtsamkeit schützen und wenn möglich fördern, um unnötige Panik und Angst zu vermeiden.

Ebenso resultieren aus einem Krisenmanagement kurzfristige und langfristige Aufgaben, bei deren Ermittlung und Umsetzung die TCI – Transformation Consulting International aufgrund der langjährigen Erfahrungen ihrer Senior Consultants Sie tatkräftig, erfolgreich und gerne unterstützt.

Um hier einen schnellen Überblick zu schaffen, haben wir unsere Vorgehensweise in dem folgenden, vom TCI Enterprise Transformation Cycle adaptierten Modell zusammengefasst:

Übersicht über die verschiedenen Schritte im Krisenmanagement auf Basis des TCI Enterprise Transformation Cycle
Die Situation mit Corona (COVID-19) macht ein effizientes Krisenmanagement unentbehrlich. (Bild: © TCI GmbH)

Diese und noch weitere, individuell auftretende Aufgaben sollten im Krisenfall – wie während der aktuellen Corona-Pandemie – zwingend bearbeitet und schnell umgesetzt werden.

Doch nicht jedes Unternehmen ist diesen Aufgaben gewachsen. Viele Firmen sind unzureichend aufgestellt und haben nicht die passenden Ressourcen für die Umsetzung eines Krisenplans. Gründe dafür sind, dass sie sich zum Beispiel darauf konzentrieren müssen, den Geschäftsbetrieb notdürftig aufrecht zu erhalten. Gleichzeitig gibt es Unternehmen, die in Panik verfallen und aus dieser Panik heraus irrationale und falsche Entscheidungen treffen. Möglicherweise sind sie sich auch unsicher, was auf sie zu kommt und wie sie darauf reagieren müssen. Diese Unsicherheit lähmt ihre Entscheidungsfähigkeit!

Wie sehen Sie sich, Ihr Unternehmen und/oder Ihre Mitarbeiter aktuell aufgestellt?

Für ein erfolgreiches Krisenmanagement braucht es jetzt ein flexibles, cross-functional agierendes Team. Gestalten und etablieren Sie Prozesse mit eindeutigen Verantwortlichkeiten, die in dieser besonderen Situation schnelles Handeln sicherstellen. Zur aktuellen Krisenbewältigung werden nachstehende Aufgabenstellungen verstärkt von unseren Kunden angefragt.

Geschäftsführung & Human Ressources

  • Aufbau einer Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten sowie Ämtern und Behörden
  • Führungsfähigkeit und virtuelles Leadership ermöglichen
  • Regelungen für Zutritt und innerbetriebliche Bewegungen
  • Erreichbarkeit gewährleisten

Finance & Controlling

  • Liquidität und finanzielle Handlungsfähigkeit sicherstellen
  • Durchgängiges Kennzahlensystem für Daily Management etablieren (Business ScoreCard)

IT

  • Virtuelles Arbeiten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit ermöglichen
  • Verteiltes Dokumentenmanagement inklusive Knowledge Base aufbauen

Operations

  • Lieferfähigkeit und Qualität in Supply Chain sicherstellen
  • Produktion sicherstellen

Sales & Services

  • Verkaufskanäle digital erweitern (Omnichannel)
  • Kunden-Service (Remote, präventiv) gewährleisten
  • Post-crisis Business Modelle entwickeln und implementieren
Geschäftsmann steht vor einem Labyrinth, durch das ein gangbarer Weg wie eine Schneise hindurchführt
Mithilfe eines soliden Krisenmanagements und der konsequenten Umsetzung des Krisenplanes können Unternehmen die Corona-Pandemie und die Risiken durch COVID-19 überwinden und für die Zukunft lernen. (Bild: © ra2 studio | shutterstock.com)

Fühlen Sie sich bei allen Punkten gut aufgestellt? Oder drückt der Schuh vielleicht an anderen Ecken?

Wir, die TCI – Transformation Consulting International, unterstützen Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter gerne mit unseren erfahrenen Experten aus dem Senior Management und der erfolgreichen Beratung. Gemeinsam bewältigen wir erfolgreich die aktuellen Herausforderungen und Aufgaben erfolgreich, die die ganze Wirtschaft so unter Druck setzen. Stellen Sie und Ihr Unternehmen stabil auf und bereiten Sie für zukünftige Herausforderungen vor – kommen Sie jederzeit auf uns zu!

 

(Coverbild: © Lightspring | shutterstock.com)

Frank Bunge
Kai Baum