Zwei Männer sitzen vor dem Geschäftslaptop zur Datenauswertung und Entscheidungsfindung im Start-up

Moderne Business Intelligence aufbauen: Nutzen, Stolpersteine und Potenziale von BI

Entscheider brauchen Informationen und Daten, denen sie vertrauen können. Ein modernes Business Intelligence-System bietet dafür die wesentliche Grundlage. In Teil Eins des Interviews mit Dr. Jörn Döring ging es um die umfangreichen Möglichkeiten, die sich für Unternehmen in dieser Hinsicht ergeben. Im folgenden Teil Zwei und Abschluss des Interviews erklärt der TCI-Partner, warum sich die SAP-Migration definitiv lohnt – und was Unternehmen dabei beachten sollten, wenn sie das volle Potenzial heben möchten.

„Es sind die Menschen, die die Geschäftsprozesse letztlich gestalten“ – Interview mit Dr. Jörn Döring

Herr Dr. Döring, die Möglichkeiten mit der Migration in ein SAP-Umfeld schaffen enorme Potenziale bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen. Was würden Sie sagen ist der größte Nutzen?

Das Schöne an so einer BI-Landschaft ist, dass Sie von wo auch immer auf dieser Welt mit einem Internetzugang Ihr Unternehmen steuern können.

Auch können Sie in dieser BI-Umgebung zum Beispiel Daten von Google AdWords oder auch Maschinendaten anbinden, die Ihre Produktionsmaschinen permanent liefern. Diese sogenannten Internet of Things-Daten geben Ihnen mithilfe von angebundenen Predictive Analytics Libraries Einsichten, die Sie bis vor kurzer Zeit so noch nicht durchführen konnten. Als Stichwort möchte ich da das Predictive Maintenance nennen, wo Sie mit gezielten Vorhersagen feststellen können, wann Ihre Maschinen wirklich zu warten sind und damit zeit- und aufwandsoptimiert gepflegt werden. Das führt zu einer Umsatzsteigerung bei einer Verringerung der Wartungskosten – sprich: Der Gewinn steigt. Das Szenario kann auch auf die Predictive Production erweitert werden: Produzieren Sie nur das, was auch mit der höchsten Wahrscheinlichkeit benötigt wird. Dadurch erhöhen Sie gezielt den Umsatz und sparen sich unnötige Lagerkapazitäten.

Sie sprechen dabei vor allem von vorhersehbaren Prozessen, die auf jedes Unternehmen zukommen. Haben Sie auch ein Beispiel für Vorfälle, mit denen Unternehmen nicht unbedingt rechnen?

Natürlich: Ein schönes Beispiel dafür ist die Verhinderung von potenziellen Betrugsvorfällen. Diese können auf der Basis von historischen Daten, Daten- und Verhaltensmustern und aktuellen Transaktionsvorfällen massiv reduziert werden. Hierzu werden mit Machine Learning-Algorithmen Daten „trainiert“ und in die Transaktionsverarbeitung eingebunden. So verringern Sie das Risiko von Umsatzverlusten genauso wie die Kosten für Gerichtsverfahren.

BI-Potenziale ausschöpfen: Entscheidend ist, wie die Menschen mit den Daten umgehen

Was sind Ihrer Erfahrung nach die größten Stolpersteine auf dem Weg zu einem modernen Business Intelligence?

Gute Frage. Zunächst einmal müssen Ihre Daten stimmen. Wenn Sie Ihren Daten nicht vertrauen können, brauchen Sie gar keine Auswertungen erst anzufangen. Worauf wollen Sie denn Ihre Geschäftsentscheidung stützen? Es gibt die scherzhafte Phrase, die das sehr treffend beschreibt: „Garbage in – garbage out“. Und daran hat sich nichts geändert. Wenn Ihre Stammdaten nur zu 60 Prozent korrekt gepflegt sind, brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen, ob Ihr KI-Algorithmus jetzt zu 92 Prozent oder 95 Prozent genau arbeitet. Ihre Aussage wird nie besser als die 60 Prozent werden. Daher ist ganz klar ein Data Governance-Konzept im Unternehmen notwendig. Wer hat die Daten- und Interpretationshoheit? Es müssen einerseits die Prozesse der Stammdatenpflege einheitlich definiert und eingeführt werden (Master Data Governance). Andererseits ist eine Bestimmung und der Rollout der Key Performance Indicators (KPI) notwendig – und zwar unternehmensweit (Meta Data Governance). Es dürfen am Ende des Tages keine Äpfel mit Birnen verglichen werden. Das ist leicht gesagt, passiert aber heute noch zu oft.

Welchen Einfluss nehmen so tiefgreifende Veränderungen auf Geschäftsprozesse und Betriebsklima?

Kurz gesagt: Einen enormen Einfluss! Da ein BI-Projekt früher oder später immer auch Lücken in den Geschäftsprozessen aufdeckt, wird so ein BI-Projekt außerdem sehr schnell politisch. Jetzt hängt die Entscheidung, ob das Projekt erfolgreich sein wird oder nicht, von einer grundlegenden Frage ab: Wie geht ein Unternehmen mit diesen Unstimmigkeiten um und ist es gewillt, diese Lücken zu schließen? Es ist eine Frage der Unternehmenskultur! Statt die Schuldigen zu suchen, sollten die Betroffenen Unterstützung bekommen, diese Lücken zu schließen. Genauso ist beim Umgang mit den Kennzahlen und KPIs zu verfahren. Eine rote Ampel heißt nicht, dass jemand seine Arbeit schlecht gemacht hat, sondern dass jemand Hilfe braucht. Und diese sollte er bekommen. Dann wird das Unternehmen erfolgreich sein. Meiner Erfahrung nach scheitern 50 Prozent aller BI-Projekte nicht aus technologischen, sondern aus politischen Gründen.

Damit aus den Kennzahlen neue Einsichten entstehen, müssen die Fachbereiche in der Lage sein, mit den Kennzahlen zu arbeiten und eigene Berichte ad hoc erstellen können. Dieser sogenannte Self Service zusammen mit den richtigen Daten (Transparenz!) wird erst Ihre BI-Lösung zu einem Erfolg in Ihrem Unternehmen werden lassen. Nur mit Transparenz und Self Service – beide bedingen einander – wird Ihre BI-Lösung im Unternehmen akzeptiert!

Moderne Business Intelligence richtig nutzen: Die Erfolgskriterien für durchschlagenden Geschäftserfolg

Wie muss die Vorgehensweise aussehen, damit dies gelingt?

Nun, damit der Fachbereich in der Lage ist, sich seine eigenen Ad-hoc-Berichte zu bauen, muss ein Know-how-Transfer von der IT zu den Fachbereichen stattfinden. Ich führe so etwas gern während der Prototype-Phase zusammen mit beiden Lagern – IT und Fachbereiche – durch. So stelle ich sicher, dass beide Lager nicht aneinander vorbeireden und auch die Fachbereiche für sich feststellen können, wie weit sie sich technisch einarbeiten wollen und/oder müssen. Nur so kann ein verständlicher Servicekatalog mit der IT aufgesetzt und der Fachbereich vorbereitet werden. Ebenso können auf diese Weise die Rollen für die Governance definiert und ausgerollt werden (Data Owner, Key User, et cetera).

Wenn ein kultureller Wandel im Unternehmen für die Akzeptanz von Kennzahlen und Geschäftsprozessen notwendig ist, so muss ein gutes Change Management stattfinden. Es sind immer Menschen betroffen! Sie sind es, die die Geschäftsprozesse letztlich gestalten. Sie müssen merken, dass Ihre Arbeit wichtig ist und akzeptiert wird. Ich wünsche mir immer, dass die Kollegen, die sich heute mit dem mühsamen Zusammensammeln von Daten beschäftigen, sich lieber mit dem Inhalt der Daten beschäftigen. Denn auf diese Weise können Sie diejenigen Informationen ableiten, die als Entscheidungsgrundlage dienen.

Und last but not least: Wenn Sie ein BI-Projekt erfolgreich umsetzen wollen, funktioniert das nur im sogenannten Top-Down-Ansatz! Am besten haben Sie Unterstützung direkt vom Vorstand. Wenn Sie diese Unterstützung nicht haben, brauchen Sie gar nicht erst zu beginnen. Sie brauchen die Unterstützung, damit ein Projekt nicht aus politischen Gründen abgebrochen wird. Sie brauchen die Unterstützung, damit die Data Governance erfolgreich eingeführt wird. Und Sie brauchen die Unterstützung, damit der kulturelle Wandel gelingen kann.

Vielen Dank, Herr Dr. Döring, für die interessanten Ausführungen und hilfreichen Hinweise zur erfolgreichen Einführung einer Business Intelligence-Lösung, welchen Mehrwert sie liefern kann und wovon der Erfolg entscheidend abhängt! Wir wünschen Ihnen für Ihre weiteren Projekte alles Gute und freuen uns auf weitere Beiträge zum Thema!

Das Interview mit Dr. Jörn Döring führte die TCI-Redaktion.

Lesen Sie auch Teil Eins des Interviews mit Dr. Jörn Döring: Business Intelligence in Zeiten von Realtime und Cloud – Nutzen Sie die SAP-Migration auf S/4!

 

(Coverbild: © SFIO CRACHO | stock.adobe.com)

Jörn Döring