Motivation, Kommunikation, Authentizität – Kernkompetenzen eines guten Projektleiters

Thomas Riemann-Seibert

Thomas Riemann-Seibert

14. Juni 2017

Haben Sie sich auch schon mal diese oder ähnliche Fragen gestellt: Muss ich Mitarbeiter motivieren und wenn ja, wie? Ein Mitarbeiter arbeitet gegen mich, was kann ich tun? Was kommuniziere ich wie und wann? Wie sieht eine gute Projektkommunikation aus? Was heißt authentisch sein für mich? Bin ich authentisch und muss ich das überhaupt sein? Denn Motivation, Kommunikation und Authentizität sind die drei wesentlichen emphatischen Elemente und die Kernkompetenzen eines guten Projektleiters. Sie sind sozusagen sein Herz. So erlernen Sie diese empathischen Kompetenzen und heben auf diese Weise die Zusammenarbeit am Projekt auf das nächste Level.

Am Beginn steht die Motivation

Als Projektleiter sind Sie in der Pflicht, Ihren Beitrag zu einer hohen Motivation Ihrer Mitarbeiter zu leisten. Dazu ist es allerdings auch notwendig, die Grenzen der Motivation im Blick zu behalten und zu wissen, was Sie dann tun und bei wem Sie sich in diesem Fall Unterstützung holen können.

Ein motiviertes Team ist einer der Schlüssel zum Erfolg.

Ihr Erfolg als Projektleiter hängt in hohem Maße von der Motivation Ihrer Mitarbeiter und des gesamten Teams ab. Was bedeutet das? Jeder einzelne Mitarbeiter muss ebenso wie Sie den Willen zum Erfolg in sich tragen. Damit ist schon ein großer Schritt getan. Nun müssen Sie es noch schaffen, Ihr Team als Gesamtheit zu motivieren, denn dann potenziert sich die Motivation des Einzelnen. Die Mitarbeiter eines guten motivierten Teams unterstützen sich gegenseitig, teilen ihr Wissen miteinander und erhöhen somit die Leistungsfähigkeit des Einzelnen um ein Vielfaches. Und sie tun es gerne und haben Spaß dabei.

Haben Sie sich alle Mitarbeiter Ihres Teams selbst ausgesucht? Sehr gut, dann ist es viel leichter, Mitarbeiter und das gesamte Team zu motivieren. Oft bekommen Sie jedoch Mitarbeiter in Ihr Team, die Sie sich nicht selbst ausgesucht haben, was es um einiges schwieriger macht. Deshalb finden Sie im Folgenden ein paar Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter motivieren können.

Als Projektleiter zur Motivation des Teams beitragen – so geht’s!

Beweisen Sie als Projektleiter Führungsqualität, indem Sie sich folgende Prinzipien vor Augen führen:

Sie sind das Vorbild.

Mitarbeiter orientieren sich an Ihnen, Sie sind der Projektleiter. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern ihre eigene Motivation. Vor allem: Zeigen Sie ihnen, dass es ihr Projekt ist, also da von allen Beteiligten. Es ist nicht Ihr Projekt, denn Sie alleine können es nicht zu Ende bringen. Es ist das Projekt des gesamten Teams und nur gemeinsam können Sie – Ihre Mitarbeiter und Sie selbst – erfolgreich sein. Drücken Sie das in Ihrem Verhalten aus; und schon haben Sie einen ganz großen Schritt geschafft.

Sorgen Sie für klare Ziele.

Je klarer Ihren Mitarbeitern die Ziele und gewünschten Ergebnisse sind, umso gezielter werden sie darauf hinarbeiten. Sorgen Sie daher für eine klare und eindeutige Beschreibung der Projektziele, an der sich Ihre Mitarbeiter orientieren können.

Seien Sie immer für Ihre Mitarbeiter da.

Wann immer ein Mitarbeiter zu Ihnen kommt: Nehmen Sie sich Zeit für Ihn. Egal, ob er mit einem Problem oder einer Frage kommt, oder einfach um mit Ihnen zu sprechen. Nehmen Sie sich die Zeit und helfen Sie Ihrem Mitarbeiter das Problem zu lösen, beantworten seine Frage und hören ihm zu. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, dann haben Sie einen weiteren Schritt geschafft.

Übertragen Sie Verantwortung.

Fördern Sie die Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeiter. Sorgen Sie immer dafür, dass Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten. Je mehr Verantwortung Sie Ihren Mitarbeitern übertragen, umso effektiver werden sie auf das/die Ziele hinarbeiten, die Sie so klar wie möglich formuliert haben, wie zuvor erwähnt. Sie werden sehen: Sie werden es gerne tun.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern was sie tun sollen, nicht wie sie es tun sollen!

Grenzen der Motivation und was Sie dann tun können

Alles, was Sie im letzten Abschnitt gelesen haben, funktioniert bei den meisten Mitarbeitern sehr gut und führt zu tollen Ergebnissen. Sie werden allerdings auch feststellen, dass es Mitarbeiter gibt, die sich dem entziehen und darauf nicht reagieren – oder schlimmer, sogar gegen Sie arbeiten.

Sollten Sie in diese Situation kommen, suchen Sie sofort ein Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter. Sagen Sie klar und deutlich, was Sie erwarten. Anschließend geben Sie dem Mitarbeiter eine Woche Zeit und beobachten, was passiert. Erkennen Sie innerhalb dieser Woche eine positive Veränderung – gut – dann arbeiten Sie gemeinsam daran weiter. Wenn nicht, dann ist es an der Zeit, getrennte Wege zu gehen. Sorgen Sie nach Möglichkeit dafür, dass der Mitarbeiter bei einer anderen Führungskraft andere Aufgaben bekommt oder trennen sich von ihm. Das ist, zugegebenermaßen, je nach Unternehmen leichter oder schwieriger. Versuchen Sie es trotzdem.

Holen Sie sich Unterstützung.

Wenn Sie merken, dass Sie alleine mit einem Thema oder Problem nicht weiterkommen, zögern Sie nicht, sich Unterstützung zu holen. Das kann ein erfahrener Kollege, Ihr Chef, eine andere Führungskraft, die Sie gut kennen, oder auch ein Coach sein. Wichtig ist, dass Sie nicht warten und darauf hoffen, dass sich etwas von alleine regelt. Das wird nicht passieren.

Was heißt denn jetzt Kommunikation?

Der Duden definiert die zweite der Kernkompetenzen eines guten Projektleiters folgendermaßen: „Verständigung untereinander; zwischenmenschlicher Verkehr besonders mithilfe von Sprache, Zeichen“.

Weitaus besser gefällt mir jedoch die Erläuterung, die sich bei Wikipedia findet: „Kommunikation ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen. ‚Information‘ ist in diesem Zusammenhang eine zusammenfassende Bezeichnung für Wissen, Erkenntnis, Erfahrung oder Empathie“. Aha, wenn wir miteinander kommunizieren, übertragen wir also jede Menge an Informationen – und das nicht nur mittels Sprache oder Zeichen, sondern ganz viel auf der nonverbalen Ebene.

Vieles davon läuft auch auf der unbewussten Ebene ab, wie Sie sicherlich selbst schon festgestellt haben. Kleines Beispiel: Sie treffen jemanden zum ersten Mal und bereits die ersten Sekunden und die ersten Worte entscheiden oft darüber, ob wir unser Gegenüber als sympathisch oder unsympathisch wahrnehmen. Dieser erste Eindruck spielt sich im seltensten Fall auf der verbalen Ebene ab: Es handelt sich um einen klassischen Fall nonverbaler Kommunikation, den wir alle kennen.

Kommunikation als Projektleiter

Als Projektleiter werden Sie ständig kommunizieren. Sie kommen morgens ins Büro und Ihr Chef fragt, wie es im Projekt so läuft. Ihre Mitarbeiter wollen wissen, was der Chef gesagt hat. Der Lenkungsausschuss will berichtet haben, wo das Projekt steht. Ein Projektleiterkollege fragt Sie um Rat. Ein Mitarbeiter hat ein Problem und will mit Ihnen reden. Sie sehen: Die Kommunikation ist ständig gefordert. Stellen Sie sich also darauf ein. Zugegeben, es ist nicht einfach. Selbst wenn Sie über Ihr Projekt inhaltlich jedem dasselbe erzählen, müssen Sie es für jeden anders verpacken. Hier ist Ihr Fingerspitzengefühl und Ihre Empathie gefragt, was Sie wem und wie berichten. Dazu gibt es übrigens jede Menge guter Kurse, falls Sie da Bedarf haben. Bei Interesse treten Sie gern mit mir in Kontakt, ich spreche gern Empfehlungen aus.

Tue Gutes und berichte darüber oder wer richtig kommuniziert hat mehr vom Leben (und vom Projekt).

Damit will ich jetzt nicht sagen, dass Sie immer nur Gutes berichten und das negative unter den Teppich kehren sollen. Mitnichten. Selbstverständlich müssen Sie sowohl das eine wie das andere berichten. Oft wird aber vergessen, das Gute zu erzählen. Mein Plädoyer an Sie lautet deshalb: Wenn etwas gut funktioniert hat, dann berichten Sie darüber. Zum einen stärkt es Ihr Projekt, zum anderen gibt es immer mindestens einen, der etwas für sich mitnimmt und daraus lernt. Und das ist doch eine tolle Sache, oder?

Bin ich authentisch und will ich das überhaupt sein?

Die Sozialpsychologen Michael Kernis und Brian Goldman haben vier Kriterien beschrieben, die einen Menschen authentisch wirken lassen. Wenn Sie so sind, erfüllen Sie die dritte der Kernkompetenzen eines guten Projektleiters und sind authentisch:

  • Bewusstsein – Sie kennen Ihre Stärken und Schwächen und sind in der Lage, Ihre Motive für Ihr Verhalten zu reflektieren.
  • Ehrlichkeit – gegenüber Anderen und sich selbst. Sie können auch unangenehmes Feedback entgegennehmen und daraus lernen.
  • Konsequenz – Sie handeln nach Ihren Werten, auch wenn Ihnen das Nachteile einbringen könnte.
  • Aufrichtigkeit – Sie sind bereit, Ihre negativen Seiten zu akzeptieren, an sich zu arbeiten und eine Verbesserung zu erreichen.

Ich möchte das noch ergänzen: Sie können es nicht jedem rechtmachen – also lassen Sie es. Seien Sie, wie Sie sind und machen Ihr Ding. Und treffen Sie Ihre Entscheidungen, auch wenn Sie irgendjemandem damit auf die Füße treten.

Und zur Frage: Will ich das überhaupt sein? Ja, klar wollen Sie das. Sie werden sicherlich des Öfteren anecken, Sie werden sicherlich nicht von jedem gemocht, aber von denen, auf die es ankommt, ganz sicher.

Wie hilft mir das im Projekt?

Wer authentisch ist, ist auch eine starke Persönlichkeit. Meiner Meinung nach geht das eine nicht ohne das andere. Weil Sie immer mal wieder anecken und Nachteile einstecken müssen. Das müssen Sie aushalten. Und das geht nur als starke und sichere Persönlichkeit.

Im Projekt hilft es Ihnen in ganz unterschiedlichen Situationen.

  • Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie sich auf Sie verlassen können und dass Sie sie nicht im Regen stehen lassen, wenn etwas schiefgegangen ist. Zu oft habe ich erlebt, dass ein Projektleiter Fehler auf seine Mitarbeiter schiebt, anstatt selbst dafür gerade zu stehen. Ein solches Verhalten ist schlicht und ergreifend Mist.
  • Ihr Lenkungsausschuss weiß, dass Sie Entscheidungen treffen und diese auch durchsetzen. Auch wenn es die meisten Führungskräfte ungern zugeben, ist es genau das, was sie von einem Projektleiter erwarten.
  • Sie sind dadurch auch in der Lage, kritische Situation zu meistern. Das gefällt eigentlich allen.

Als eine der drei Kernkompetenzen eines guten Projektleiters hilft Ihnen die Authentizität, Ihr Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Und es hilft Ihnen auch, dabei entspannt zu bleiben. Sie müssen sich nicht ständig überlegen, wie Sie worauf reagieren sollen, denn das kommt aus Ihnen selbst, aus Ihrem Inneren.

Kann ich lernen, authentisch zu sein?

Wenn Sie es wirklich wollen, dann können Sie es lernen. Niemand wird authentisch geboren, aber viele werden schon in früher Jugend davon abgehalten, es zu sein beziehungsweise zu werden. Vielleicht kennen Sie auch die Sätze „Tue das nicht, das gehört sich nicht“ oder „Mach das bloß nicht, was sollen denn die Nachbarn/Bekannten/Onkel/Tanten et cetera denken“. Solche Sätze halten Sie davon ab, authentisch zu werden. Denn Sie werden dann immer erst überlegen, was andere über Ihr Tun denken.

Vier Tipps, mit denen Sie authentisch werden können

Mit diesen vier Tipps werden Sie deutlich an Authentizität gewinnen:

  • Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und notieren Sie darauf die Werte, die Ihnen wichtig sind. Hängen Sie sich das Blatt so auf, dass Sie es mindestens einmal am Tag vor Augen haben. Besinnen Sie sich bei allem, was Sie tun, auf diese Werte.
  • Nehmen Sie sich ein zweites Blatt und ziehe Sie eine Linie in der Mitte. Schreiben Sie dann links Ihre Stärken und rechts Ihre Schwächen auf. Nun arbeiten Sie daran, Ihre Stärken noch stärker zu machen und Ihre Schwächen entweder in Stärken umzuwandeln oder zu akzeptieren.
  • Setzen Sie sich am Abend hin und lassen Sie den Tag Revue passieren. Fragen Sie sich, ob Sie nach Ihren Werten gehandelt haben. Wenn nicht, werden Sie daraus für das nächste Mal lernen. Seien Sie dabei absolut ehrlich zu sich.
  • Wenn in Ihrem Projekt etwas schiefgegangen oder nicht so gelaufen ist, wie es sollte: Übernehmen Sie die Verantwortung dafür. Und überlegen Sie, wie Sie diese Situation beim nächsten Mal vermeiden können.

Das Wichtigste auf Ihrem Weg sind Ihre Werte.

Fazit

In diesem Artikel haben Sie die empathischen Kernkompetenzen eines guten Projektleiters kennengelernt: Motivation, Kommunikation und Authentizität. Alle drei zusammengenommen ermöglichen Ihnen, Ihre Projekte zum erfolgreichen Abschluss zu bringen.

(Coverbild: © stockpics | fotolia.com)

Über den Autor

Thomas Riemann-Seibert

Thomas Riemann-Seibert

Thomas Riemann-Seibert ist langjährige Führungskraft und erfahrener Projektleiter mit den Schwerpunkten Motivation, Kommunikation und Organisation.

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