Durch neue Tools wie Robotic Process Automation (RPA) und aufgrund des wachsenden Bedarfs an weiterführender Automatisierung übernehmen Roboter nicht mehr nur mechanische Arbeiten. Künftig sollen auch administrative Tätigkeiten wie zum Beispiel im Finanzbereich optimiert werden. In den nächsten Jahren werden die Softwareroboter weitestgehend alle standardisierten Routineaufgaben im Büro übernehmen. Viele Unternehmen entscheiden sich schon heute für den Einsatz von RPA, da sie meist mit begrenzten Ressourcen und steigenden Anforderungen zu kämpfen haben. Vor allem der Finanzbereich beziehungsweise das Controlling bietet durch sehr manuell-lastige und somit teure, fehleranfällige Prozessabläufe einen perfekten Einsatzbereich für Robotic Process Automation
Was ist Robotic Process Automation?
Unter Robotic Process Automation (RPA) versteht man einen Software-gestützten Ansatz, der sich für den Einsatz bei standardisierten Prozessabläufen eignet. Der Roboter ist an der Benutzeroberfläche angesiedelt und somit in der Lage, die Tätigkeiten des Menschen nachzuahmen. RPA kann Daten sammeln, auswerten und anschließend Analysen erstellen. Die Software verfügt über dieselben Arbeitsanweisungen wie der Mensch und erhält Zugriffsrechte auf die benötigten Programme, um die erforderlichen Prozessschritte durchführen zu können. RPA ist sozusagen die intelligente Automatisierung von immer gleich ablaufenden Arbeitsprozessen.
Im Gegensatz zu RPA können klassische Systemlösungen keine Schnittstellen zwischen den verschiedenen Systemen herstellen, weshalb sich damit oft nur einzelne Prozessschritte automatisieren lassen. RPA besitzt die Fähigkeit, Prozesse zu verknüpfen, und das auch über die Grenzen der unterschiedlichen verwendeten Programmen hinweg. Die Software agiert dabei als Vermittler zwischen den verschiedenen Systemen. So werden zum Beispiel Daten aus SAP ausgelesen, in ein Excel-Template übertragen und nachfolgend per E-Mail versendet.
Wo kann die RPA Software eingesetzt werden?
Ein gutes Beispiel findet sich im Bereich Finanzen, in welchem RPA schon bei zahlreichen Prozessen Anwendung gefunden hat: 53 Prozent der Firmen, welche die Software bereits nutzen, setzen diese im Unternehmensbereich Finance & Accounting ein. Zum Beispiel wird es bei der Verarbeitung von Buchungsbelegen, dem Rechnungsstellungsprozess und dem Monatsabschluss im Controlling angewendet. Ein weiteres Beispiel für die Anwendung ist der Reporting-Prozess. Dieser nutzt verschiedene ERP-Systeme wie SAP und Datenbanken, welche Daten gleichzeitig sammeln und verarbeiten. Dadurch entstehen einige Schnittstellen im Prozess, die ohne RPA nur schwer zu überbrücken wären.
Welche Vorteile bietet RPA?
Der Einsatz von Robotic Process Automation bietet viele Vorteile für eine Vielzahl von Unternehmen. In aktuellen Studien von Deloitte wird das Einsparungspotenzial durch die Anwendung von RPA auf 60 bis 80 Prozent der Ressourcen geschätzt, da die Geschäftsprozesse fünf- bis zehnmal schneller durchgeführt werden als zuvor. Die drei größten unmittelbaren Vorzüge von Robotern gegenüber dem Menschen sind in diesem Zusammenhang, dass sie
- rund um die Uhr pausenlos arbeiten können
- eine wesentlich geringere Fehleranfälligkeit aufweisen
- dabei sehr schnell sind.
Außerdem werden durch RPA Kapazitäten der qualifizierten Mitarbeiter frei, die im Bestfall für Aufgaben mit einer größeren wirtschaftlichen Relevanz genutzt werden können.
Doch nicht nur die Zeiteinsparung durch RPA ist ein wichtiger positiver Faktor, denn auch die Kosteneinsparungen sollten betrachtet werden. Deloitte zeigt auf, dass mit Hilfe von RPA ein großer Teil an Personalkosten gespart werden kann, da die Roboter nur circa zehn bis 30 Prozent der Kosten einer Vollzeitstelle verursachen. Zudem sind die Kosten für die Integration von RPA in das Unternehmen verhältnismäßig gering und können sich im Normalfall in weniger als zwölf Monaten amortisieren.
Neben Kosten- und Zeiteinsparungen kann die Mitarbeiterzufriedenheit in den Unternehmen, welche RPA einsetzen, steigen. Dies liegt an der Tatsache, dass sich die Mitarbeiter nicht mehr mit zeitintensiven aber wenig wertstiftenden Tätigkeiten beschäftigen müssen, die zu Frust und Fluktuation führen. Zusätzlich sinkt die Fehleranfälligkeit der Prozesse, was zu einer Qualitätsverbesserung führt. Sollten jedoch Fehler auftreten, so können diese schnell gefunden und behoben werden, da die Software den kompletten Prozessablauf protokolliert.
Optimierungspotenzial: Für welche Prozesse eignet sich Robotic Process Automation?
Um zu entscheiden, welche Prozesse im Finanzbereich für RPA geeignet sind, gibt es die Möglichkeit, eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Dabei gilt: Je geringer der Nutzen und je höher die Komplexität, umso weniger ist der geprüfte Prozess für eine Automatisierung geeignet. Besonders repetitive Prozesse mit eindeutigem Regelwerk und geringem Ermessensspielraum eignen sich. Prozesse, welche komplexe Entscheidungen erfordern, einen intensiven Kundenkontakt benötigen oder eine hohe Variantenzahl aufweisen, eignen sich wiederum nicht für eine Prozessautomatisierung.
Welche Kriterien sollte ein Prozess im Finanzbereich aufweisen, damit sich der Einsatz von Robotic Process Automation eignet?
Ein Prozess sollte für die Umsetzung durch RPA folgende Voraussetzungen erfüllen, um maximale Optimierungseffekte zu erzielen:
- Der Prozess besteht aus vielen manuellen Tätigkeiten.
- Der Prozess wiederholt sich oft und seine Durchführung nimmt viel Zeit in Anspruch.
- Der Prozess ist durch manuelle Tätigkeiten geprägt-.
- Der Prozess besitzt ein festes Regelwerk.
- Der Prozess besteht aus elektronischem Input. Der Input wiederum stammt aus vielen verschiedenen Quellen.
- Der Prozess besteht aus strukturierten Eingaben.
- Im Prozess gibt es keine Ausnahmefälle.
- Der Prozess besitzt hohe Qualitätsauswirkungen.
Beispiel eines Einsatzes eines Softwareroboters: Anwendung von RPA auf den Qualitätsbelastungsprozess von Waren bei Lieferung
Ein Unternehmen möchte mit dem Einsatz von RPA im Finance-Bereich Ressourcen einsparen sowie die Qualität der Prozesse verbessern. Um das umzusetzen, wurde anhand der Kriterien der Qualitätsbelastungsprozess als am besten geeignet identifiziert.
Im Wareneingang werden die Lieferungen auf Qualitätsmängel geprüft. Wird ein Mangel an der Ware festgestellt, erstellt ein Prüfer einen Prüfbericht. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Ware im eigenen Haus nachgearbeitet oder zum Lieferanten zurückgeschickt wird. Ist der Prüfbericht abgeschlossen, wird mittels SAP beispielsweise über Nacht eine Mappe erzeugt, welche in der zuständigen Finanzabteilung bearbeitet wird. Die Abarbeitung der Mappen erfordert keinerlei Fachwissen, da SAP diese automatisch durchspielt und eine bearbeitende Person nur mit der Enter-Taste bestätigen muss. Für jede Mappe muss sechsmal geklickt werden. Wenn die Mappe fertig ist, wird ein Beleg zum Ausdrucken erstellt, um ihn dem Lieferanten zur Verfügung zu stellen. Danach muss der Beleg mit vorheriger Eingabe einer mehrstelligen Auftragsnummer eingescannt werden, damit er unter dem passenden Auftrag in SAP eingesehen werden kann.
Innerhalb des Unternehmens gibt es jährlich circa 1.800 Mappen zu bearbeiten. Durchschnittlich braucht ein Mitarbeiter für die Bearbeitung der Mappen circa zwei Stunden in der Woche. Die Qualitätsmängel sind jedoch nicht gleichmäßig über das Jahr verteilt, weshalb die Menge der Mappen variiert. In manchen Wochen sind es sehr wenige, in anderen bis zu 150 Stück. Das würde bedeuten, dass ein Mitarbeiter 900-mal die Enter-Taste drücken muss, um im Anschluss 150 Belege einzuscannen.
Anhand der Kriterien ist recht einfach zu erkennen, dass sich der Qualitätsbelastungsprozess für die Umsetzung mit Robotic Process Automation anbietet. Dies liegt daran, dass der Prozess regelbasiert verläuft und kein Fachwissen benötigt wird, was zu einem hohen Frustrationslevel der Mitarbeiter führt. Das Einsparungspotenzial, das durch den Einsatz des Softwareroboters erwartet wird, liegt bei diesem Prozess bei 80 Prozent. Der größte Vorteil in der Umsetzung von RPA liegt dabei bei der Zeiteinsparung, welche mit Kosteneinsparungen eng verbunden ist. Zusätzlich wird eine Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit angestrebt, da die Mitarbeiter die frei gewordene Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen können.
Wie wird RPA in ein Unternehmen integriert?
Hat sich ein Unternehmen für den Einsatz von RPA entschieden, so ist die Integration vergleichsweise leicht. Weder der Prozess soll sich durch die Einführung grundlegend ändern, noch werden neue spezielle IT-Programme benötigt. Damit die Implementierung zu einem Erfolg wird, sollten sowohl Manager als auch Mitarbeiter, welche an der Umsetzung durch RPA ein bestimmtes Interesse verfolgen, frühzeitig mit eingebunden werden. Dies schafft die nötige Akzeptanz gegenüber dem Projekt. Sie sollten deshalb bereits in der Planungsphase ausreichend über das Projekt informiert werden. Die Nutzer der Software müssen rechtzeitig geschult werden, damit eine fehlerhafte Anwendung vermieden wird.
Des Weiteren bedürfen die Prozesse akribischer Dokumentation und Überprüfung, da die RPA-Software ansonsten fehlerhaft programmiert werden könnte und das zu Fehlern in der Ausführung führt. Auch die Qualität des Outputs der Softwareroboter sollte anfangs regelmäßig überprüft und im Falle eines Fehlers angepasst werden. Das gewissenhafte Vorgehen bei der Einführung sichert nicht nur einen möglichst reibungslosen Start ab, sondern stärkt auch das Vertrauen der Anwender immens.
Fazit für den Einsatz von RPA im Finanzbereich
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Anwendung von Robotic Process Automation im Finanzbereich eines Unternehmens viele Vorteile mit sich bringt. Nicht nur die Kosteneinsparungen lohnen sich, sondern vor allem die Qualitätsverbesserung durch die Reduzierung von Fehlern hat positive Auswirkungen auf den Finanzbereich.
RPA bietet außerdem die Chance für ein Unternehmen, seine Prozesse nicht mehr outsourcen zu müssen. Es ist eine gute Alternative, da es oft kostengünstiger ist und das Know-how im eigenen Unternehmen bleibt.
Vorausblickend lässt sich prognostizieren, dass mit der Anwendung von Robotic Process Automation für die Unternehmen viele Neuerungen einhergehen werden, die zum größten Teil aus positiven Aspekten bestehen. Aus diesem Grund wird sich die Automatisierung auch weiterhin im Finanzbereich ausbreiten und in einigen Jahren nicht mehr wegzudenken sein.
Dieser Beitrag wurde von Professor Dr. Peter Steinhoff in Zusammenarbeit mit Julia Wäsler verfasst. Frau Wäsler hat ihren Bachelor-Abschluss in BWL an der Hochschule in Rosenheim absolviert. Aktuell arbeitet sie als Masterandin bei einem Luftfahrtsunternehmen im Fertigungscontrolling und studiert im Master an der Hochschule für angewandtes Management in Ismaning mit dem Schwerpunkt International Accounting.
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