2017 unterstützte die TCI einen der größten IT-Dienstleister Deutschlands bei der Transformation der unternehmensinternen IT. In IT-Transformation bei Bechtle: Die IT als Treiber für eine business-, service- und projektorientierte Organisation schilderte Wolfgang Schnober, der das Projekt auf TCI-Seite verantwortlich unterstützte, bereits die Rahmenbedingungen, die die IT-Transformation notwendig machten und die Zielsetzungen, die mit ihr verbunden waren. In Teil 2 geht es nun um die konkrete Umsetzung: Welche Methoden wandten die Bechtle AG und die TCI GmbH an, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen?

Transformation funktioniert nur mit Kommunikation

Wie in jedem Transformationsprojekt war auch bei der IT-Transformation der Bechtle AG die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Maxime der Einbeziehung aller Mitarbeiter in das Projekt wurde bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt umgesetzt – schließlich betraf die IT-Transformation auch alle Bereiche des Unternehmens.

Die ersten Workshops zur IT-Transformation fanden im engsten Führungskreis der internen IT statt. Auch dies ist entscheidend: Denn Transformationsprojekte sind – auch wenn die Mitarbeiter mitgestalten und ihr Feedback von unschätzbarem Wert ist – zunächst Projekte des Managements. Nur wenn das Top-Management voll und ganz hinter dem Projekt steht und seine Vorbildfunktion bei der Umsetzung neuer Prozesse und Strukturen ausfüllt, kann es gelingen.

Nachdem die übergeordnete Zielvorstellung im Rahmen dieser Workshops definiert worden war, wurde die nächste Führungsebene für die konkrete Ausgestaltung mit einbezogen. Team- und Abteilungsmeetings, Workshops und Gesamtmitarbeitermeetings fanden in der nachfolgenden Zeit regelmäßig statt um das „Big Picture“ im Gesamtunternehmen mit Leben zu füllen.

Eingesetzte Methoden

Um die IT-Abteilung der Bechtle AG zum Treiber einer business-, service- und projektbezogenen Organisation zu machen und die Innovationskraft zu stärken, entschied das Team sich in Zusammenarbeit mit der TCI für eine Kombination aus drei Methoden:

• Sineks „Golden Circle“ befasst sich mit der Beantwortung grundsätzlicher Fragen wie „Welchen Wertbeitrag leistet die IT für das Gesamtunternehmen? Warum gibt es die IT-Abteilung?“
• Der Enterprise Transformation Cycle (ETC) hilft, das Gesamtbild von Rahmenbedingungen und ihren Dimensionen im Blick zu behalten. Er bezieht alle Stationen und Dimensionen einer Transformation mit ein und kann in Iterationen immer wieder von Neuem durchlaufen werden.
• Mit dem Business Canvas Model wird der ETC ergänzt, um die Strategieentwicklung sinnvoll voranzutreiben.

„Start with Why“ – Selbstverständnis der IT-Abteilung

Simon Sinek befasst sich in seinem Buch „Start with why – how great leaders inspire everyone to take action” eigentlich mit der Gründung von Unternehmen, die jeder Gründer immer mit der Frage nach dem „Warum“ beginnen sollte. Sineks „Golden Circle“ lässt sich jedoch ohne Weiteres auf Abteilungen oder Projekte übertragen.

Im Rahmen der IT-Transformation bei Bechtle bezog sich die Frage nach dem „Warum“ vor allem auf das Selbstverständnis der IT-Abteilung. Dieses war ein entscheidender Punkt: Denn eine Abteilung, die sich vor allem als Erfüller von Aufträgen und Supporteinheit ansieht, kann nicht zum innovativen Treiber eines neuen Geschäftsmodells werden. Hier musste sich also grundlegend etwas ändern.

Heute ist die IT bei Bechtle der Antrieb eines innovativen Unternehmens. Die Abteilung kann Veränderungen und Neuerungen schnell aufgreifen und sie agil umsetzen. Dies wirkt sich auch positiv auf die Organisationsweisen, die Mitarbeiterqualifikationen und die Leistungen der IT aus.

Der ETC: Transformationsprozess im Blick

Ein Transformationsprozess wie ihn die Bechtle-IT durchlaufen hat, ist kein Prozess mit einem Anfang und einem Ende. Vielmehr handelt es sich um eine Art Kreislauf, der wieder von vorne beginnen kann, sobald er einmal durchlaufen wurde. Gerade wenn es um die Stärkung der Innovationskraft geht, kann der Prozess schon per definitionem niemals abgeschlossen sein. Denn Innovation ist eben kein Zustand, sondern ein Prozess. Im Falle der Bechtle-IT-Abteilung ging es zudem auch darum, agiles Prozessmanagement zu etablieren und so zu einer stärker kunden- und service-orientierten Organisation innerhalb des Unternehmens beizutragen.

Um dieses Ziel zu erreichen, eignet sich der ETC ganz hervorragend; ist er doch selbst ein agiles Instrument, das den Transformationsprozess in Iterationen strukturiert und managt (Lesen Sie mehr über den ETC und seine Einsatzmöglichkeiten im kürzlich erschienen Sammelband „Der Enterprise Transformation Cycle: Theorie, Anwendung, Praxis“). Er bildet zudem alle unternehmensrelevanten Dimensionen ab. Ausgehend von der Betrachtung von Positionierung, Geschäftsmodell und Serviceportfolio startete die Bechtle AG mit dem ETC in die IT-Transformation. Grundlegende Fragestellungen waren:

• Wohin entwickelt sich das Geschäft unserer Kunden?
• Gibt es disruptive Veränderungen, die die Märkte nachhaltig verändern und neue Anforderungen an die Unternehmen stellen?
• Welche Prozesse müssen weiterentwickelt, stabilisiert oder grundlegend neu definiert werden?

Mit der Einführung von drei Kategorien „Erneuern, Verändern, Anpassen“ konnten in vorab definierten Checklists alle Projekte eingeordnet werden. So wurde auch gleichzeitig ihre Wirksamkeit und Bedeutung für die Geschäftsentwicklung definiert.

Konkrete Umsetzung mit dem Business Model Canvas

Während der ETC den Gesamtprozess vordefiniert und gemeinsam mit dem „Golden Circle“ das Konzept für die Neupositionierung vorgibt, bildet das Business Model Canvas die Grundlage für die Umsetzung des Chance-Projektes. Bei Bechtle stand dabei die Neuaufstellung der IT-Organisation in Bezug auf Mitarbeiter, Kunden, Partner und Prozesse im Fokus. Zentrale Fragestellungen waren:

• Wie wird die IT-Abteilung zur treibenden Kraft für Gestaltung, Innovation und Veränderung innerhalb und außerhalb des Unternehmens?
• Wie schafft es die IT-Abteilung, sich nicht nur intern, sondern auch extern und kundenorientiert auszurichten?
• Wie kann die IT-Abteilung Qualität von Service und Projektergebnissen optimieren?

Neue Geschäftsmodelle & Strategieentwicklung

Um diese Fragen zu beantworten wurde bei der Bechtle AG ein neuer Vertriebsprozess der IT-Services aufgesetzt. Interne und externe Kundenbetreuung wurden mithilfe der TCI GmbH optimiert, da wir vor allem hinsichtlich der Geschäftsanforderungen Expertise ins Unternehmen bringen konnten und so die Strategieentwicklung nachhaltig unterstützten.

Optimierung von Prozessen & Services

Um Prozesse und Services zu optimieren, entwickelten wir gemeinsam ein einheitliches Supportmodell, basierend auf durchgängigen ITIL-Prozessen. So konnten wir einen umfassenden Service-Katalog mit Leistungsbeschreibungen aller Produkte und Dienstleistungen erstellen, in denen sowohl die Standardprodukte als auch individuelle Projekte erfasst sind.

Rollen, Funktionen & Qualifikationen

In diesem Rahmen musste die Bechtle AG auch das Projektmanagement strukturiert angehen. Dafür wurden alle Prozesse dokumentiert und ein Handbuch mit allen Rollen und Verantwortlichkeiten erstellt.

Um die Aufbauorganisation zu optimieren zogen wir bei Bechtle unter dem CIO eine zweite und dritte Führungsebene ein. Die Gliederung und die Verteilung von Zuständigkeiten sind so eindeutiger möglich. Die neue Rolle der „Professional Experts“ bildet eine Besonderheit bei Bechtle. In dieser Rolle können Mitarbeiter eine Fachkarriere machen, ohne Personalverantwortung Führungsaufgaben übernehmen zu müssen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Karriereschritte gemäß der eigenen Stärken zu machen und ihr Potenzial besser im Unternehmen einzubringen. Denn exzellente Fachleute sind nicht unbedingt auch gut in der Personalführung. Dennoch sollten auch sie die Möglichkeit zum Aufstieg haben und ihr Potenzial im Unternehmen entfalten können.

In diesem Rahmen etablierte die Bechtle AG passende Entwicklungsprogramme, um Talente und Fachleute im Unternehmen optimal zu fördern und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Dies bildete wiederum die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des Enterprise Transformation Cycle.

Erzielte Ergebnisse der IT-Transformation bei Bechtle

Die Transformation der IT-Abteilung der Bechtle AG wirkt in alle Unternehmensbereiche hinein. Auch wenn keine grundlegende Unternehmenstransformation angestrebt wurde, so ist das Unternehmen durch die disruptiven Veränderungen am Markt und das starke Wachstum derzeit immer in Veränderung. Zudem sind alle Abteilungen der Bechtle AG von der IT-Transformation im positiven Sinne betroffen. Sie profitieren von der stärker business- und service-orientierten Ausrichtung der Abteilung. Die künftige IT-Organisation ist zudem stark von agilen Services geprägt. Dies sind

• flexible Bereitstellung von Private- und Hybrid-Cloud-Lösungen,
• moderne Arbeitsplatzausstattung, die mobiler und flexibler Arbeitsweise Rechnung trägt,
• Entwicklung hyperkonvergenter Infrastrukturen, die jede Leistung und jeden Anwenderstack bedarfsgerecht bereithalten,
• komplett automatisiertes Angebot von „IT-as-a-Service“ insgesamt.

Die interne IT-Abteilung der Bechtle AG wurde damit zur treibenden Kraft für Innovationen, die dann auch im Endkundengeschäft ihre Wirkung entfalten können. Dies war die zentrale Zielsetzung des Transformationsprozesses. Die Einführung von speziellen KPI, der Einsatz von Tools und die konsequente Governance ermöglichen das Controlling der getroffenen Maßnahmen und zeigen den messbaren Erfolg der IT-Transformation.

Mit der neuen agilen Ausrichtung ist die IT bei Bechtle nun gewappnet für künftige Herausforderungen. Denn: Innovationskraft muss nachhaltig immer wieder neu gedacht und im Unternehmen und seinen Teilbereichen etabliert werden. Die Bechtle AG hat dafür in Zusammenarbeit mit der TCI den Grundstein gelegt.

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