Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Firmen um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die wirkungsvolle Gestaltung von Geschäftsprozessen. Mit der Hilfe von Workflow-Management-Systemen können dokumentbezogene Geschäftsprozesse ganz oder teilweise automatisiert werden. Gleichzeitig steigt im Zeitalter der Digitalisierung die Bedeutung einer wirkungsvollen Kollaboration. Doch inwiefern trägt die Digitalisierung dokumentbezogener Geschäftsprozesse zur Verbesserung der Kollaboration untereinander bei? Dieser Beitrag befasst sich mit einer Bestandsaufnahme und zeigt die bedeutendsten Vorteile und Kritikpunkte auf, die sich durch die Digitalisierung dokumentbezogener Geschäftsprozesse ergeben.
Status Quo: Wie dokumentbezogene Geschäftsprozesse den Arbeitsalltag lahmlegen
Lange Durchlauf- und Liegezeiten, keine einheitliche Kanalisation der Dokumente, hoher Abstimmungs- und Austauschaufwand, niedrige Transparenz in den Prozessen – Wer kennt diesen manchmal wirklich nervenaufreibenden Prozessdurchlauf von papiergebundenen Geschäftsprozessen aus dem eigenen Berufsalltag? Laut einer Umfrage des Hosting-Anbieters Host Europe in Zusammenarbeit mit der Online Community YouGov unter 1.000 Büroangestellten ist beispielsweise der Geschäftsprozess „Dokumente unterschreiben“ aktuell bei nur neun Prozent rein digital, bei 27 Prozent zum Teil digital und bei 64 Prozent gar nicht digital. Das Ergebnis zeigt, dass viele Unternehmen selbst im Zeitalter der Digitalisierung immer noch mit zahlreichen papiergebunden Dokumenten arbeiten und damit ihr mögliches Potenzial in der Prozessabwicklung nicht voll ausschöpfen.
Digitalisierung schafft Potenzial – mittels Workflow-Management-Systemen
Dabei kann die Abwicklung papiergebundener Geschäftsprozesse so „einfach“ sein. Die Lösung bieten Workflow-Management-Systeme, also Softwaresysteme, die den Ablauf von Verwaltungsprozessen elektronisch unterstützen. Dabei werden die einzelnen Arbeitsvorgänge nach den Vorgaben der Ablaufspezifikation gesteuert und koordiniert ausgeführt.
Vorteile der Digitalisierung im Kontext der Kollaboration
In Bezug auf die Verbesserung der Kollaboration im und auch außerhalb des Unternehmens ergeben sich durch die digitale Transformation enorme Vorteile. Das trifft insbesondere auf die Neugestaltung dokumentbezogener Geschäftsprozesse zu, wie ein genauerer Blick auf die Abläufe beweist:
1. Hohe Transparenz der Prozesse
Der wohl größte Vorteil ist die hohe Transparenz der Prozesse. Ein aktueller Überblick über alle relevanten Unternehmensdaten ist jederzeit verfügbar. Dies ermöglicht die lückenlose Aufzeichnung aller Tätigkeiten durch das System, wodurch sich die Nachvollziehbarkeit und Auskunftsfähigkeit fundamental verbessert.
2. Klare Zuständigkeiten und Rollen
Außerdem sind die Fragen nach Zuständigkeiten und Rollen eindeutig geklärt. Damit werden auch herkömmliche Abstimmungs- und Austauschprozesse ersetzt.
3. Zeitoptimierung
Ein weiterer, eindeutiger Vorteil ist die Zeitoptimierung. Die langen Durchlauf- und Liegezeiten werden durch die parallele Bearbeitung und mit dem Wegfall des Transport- und Verteileraufwands reduziert.
4. Kontrollierter und standardisierter Fluss von Dokumenten und Informationen
Zusätzlich ist durch die Digitalisierung auch ein kontrollierter und standardisierter Fluss von Daten und Informationen gewährleistet, da der Freigabeweg durch das System vorgegeben wird.
Lediglich ein Nachteil im Kontext der Kollaboration
Beachtet werden sollte jedoch, dass das System nicht zu starr gestaltet wird: Gerade die Flexibilität der Anwender darf durch die Digitalisierung nicht zu stark sinken.
Umsetzung der Digitalisierung ist Aufgabe der IT-Verantwortlichen und der Geschäftsleitung
Letztendlich müssen die IT-Verantwortlichen zusammen mit der Geschäftsleitung im Unternehmen selbst entscheiden, für welche dokumentbezogenen Geschäftsprozesse eine digitale Transformation Sinn ergibt. Der Fokus sollte auf die in großen Mengen anfallenden Durchschnitts- und Standardprozesse gelegt werden: Insbesondere hier gilt es, für diese Geschäftsvorgänge das dargestellte Optimierungspotenzial voll auszuschöpfen.
Fakt ist, dass die Digitalisierung dokumentbezogener Geschäftsprozesse nicht nur die Art und Weise verändert, wie wir arbeiten. Vielmehr verbessert sie auch die Kollaboration im Unternehmen maßgeblich.
Dieser Beitrag wurde von Professor Dr, Peter Steinhoff in Zusammenarbeit mit Christine Götz verfasst.
(Coverbild: © NicoElNino | fotolia.com)
