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Virtuelle Teams: Führen und Arbeiten in agilen Zeiten

Erst die moderne Kommunikationstechnologie hat einen von Jahr zu Jahr wachsenden Trend möglich gemacht: Virtuelle Teams. In vielen Branchen schon heute nicht mehr wegzudenken wird dieser Trend nach und nach alle Branchen erfassen. Was ist das Besondere, was gilt es zu beachten und wie können Sie in und mit einem virtuellen Team erfolgreich sein? Inspiriert durch einen Artikel von Beat Bühlmann, Director EMEA bei Evernote, finden Sie hier Antworten.

Virtuelle Teams und ihre Besonderheiten

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Virtuelle Teams ermöglichen das Arbeiten rund um die Uhr und an verteilten Lokationen weltweit (Bild: © Bounlow | stock.adobe.com)

Bei der Lektüre des Artikels von Beat Bühlmann hatte ich zwei Gedanken: Ich sollte darüber selbst einen Artikel schreiben und zweitens erinnerte ich mich an meine Zeit, in der ich selbst virtuelle Teams leitete. Einige große SAP Entwicklungsprojekte, die ich geleitet habe, waren nur mit virtuellen Teams möglich. Ein Teil meiner Projektmitarbeiter saßen verteilt in Deutschland, ein Teil der Entwickler in Indien und die Kollegen, die in SAP Materialien definierten und anlegten, in Brasilien. Und zu guter Letzt saßen die Kollegen, die für den Betrieb verantwortlich waren, in Ungarn.

Resultierend aus diesen Erfahrungen ergeben sich vier wesentliche Herausforderungen für jeden Leiter eines virtuellen Teams. Nur wenn Sie sich dieser Punkte bewusst sind und entsprechend agieren, werden Sie erfolgreich sein.

Zeitzonen

Auf den ersten Blick stellen Zeitzonen keine große Herausforderung für virtuelle Teams dar, doch zumindest bei der Planung von Projektmeetings können Komplikationen entstehen. Im obigen Beispiel standen wir vor der Situation, dass die Mitarbeiter in Brasilien (GMT-2 bis GMT-5) gerade anfingen zu arbeiten, als die Kollegen in Indien (GMT+5:30) bereits kurz vor dem Feierabend waren. Auch wenn daran kein schwerwiegender Einfluss gebunden ist, ist dieser Punkt dennoch bei der Terminplanung zu berücksichtigen.

Kultur und Religion

Setzt sich Ihr virtuelles Team aus Mitarbeitern unterschiedlicher Kulturkreise und Religionsrichtungen zusammen, ist dies sicherlich eine der größten Herausforderungen, vor der Sie als Leiter des Teams stehen. Hier müssen Sie besonderes Fingerspitzengefühl beweisen. Am besten informieren Sie sich vor Beginn des Projektes über die Gepflogenheiten aller Kulturen und Religionen, aus denen Ihre Mitarbeiter stammen. Idealerweise haben Sie bereits direkten, persönlichen Kontakt zu Menschen mit dem jeweiligen religiösen und kulturellen Hintergrund.

Sprachen

Unterschiedliche Sprachen können durchaus dazu führen, dass es zu Missverständnissen kommt. Selbst wenn alle Projektmitarbeiter Englisch sprechen (im Normalfall die Projektsprache für verteilte Teams), kann das passieren, da Englisch mit großer Wahrscheinlichkeit nicht die Muttersprache der meisten Mitarbeiter sein wird. Bitten Sie deshalb alle Ihre Teammitarbeiter, möglichst langsam und akzentuiert zu sprechen. Dieser Tipp mag zunächst merkwürdig klingen, aber ich versichere Ihnen, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Unternehmen

In dem eingangs erwähnten Beispiel kamen alle Projektmitarbeiter aus einem Unternehmen. Wenn das bei Ihrem virtuellen Team auch der Fall ist: Gut, dann ist die Unternehmenskultur dieselbe und Sie brauchen sich keine Gedanken über unterschiedlichen Umgang mit Mitarbeiter zu machen.

Falls Ihre Mitarbeiter jedoch aus unterschiedlichen Unternehmen kommen, informieren Sie sich über die Richtlinien der jeweiligen Unternehmen bezüglich alle relevanten Themen, die Ihren Umgang mit den Mitarbeitern prägen, zum Beispiel Führung, Meeting, Kulturen, Arbeitszeiten – um nur einige Beispiele zu nennen.

Grundsätzlich gilt für alle vier dieser Herausforderungen für virtuelle Teams: Je besser Sie informiert sind, umso leichter fällt es Ihnen, mit Ihren Mitarbeitern ein gutes und erfolgreiches Team zu bilden.

Virtuelle Teams: So können Sie erfolgreich sein

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Vertrauensbasierte Führung ist essentiell für den Erfolg virtueller Teams.
(Bild: © Drobot Dean | stock.adobe.com)

Gut informiert zu sein, ist die essenzielle Grundlage für einen Leiter in virtuellen Teams. Daneben gibt es vier weitere Punkte, die den Unterschied machen und damit über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Diese gelten natürlich für jedes Team; für virtuelle Teams spielen sie allerdings eine noch größere Rolle.

Vertrauen

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und zeigen Ihnen das. Setzen Sie Ihr Vertrauen in jedes einzelne Teammitglied. Vertrauen untereinander ist eines der wichtigsten Elemente eines guten und erfolgreichen Teams. Und Sie als Leiter des Teams tragen maßgeblich dazu bei, ob im Team eine vertrauensvolle Zusammenarbeit existiert oder nicht.

Persönliches Kennenlernen

Sie sollten jedes Mitglied Ihres Teams mindestens einmal persönlich gesprochen haben. Nicht per Skype, Telefon oder ähnlichem, sondern wirklich von Angesicht zu Angesicht. Ebenso sollten sich alle Ihre Mitarbeiter mindestens einmal persönlich begegnet sein.

Natürlich können Sie ins Flugzeug steigen und die Standorte, an denen Ihre Mitarbeiter sitzen, unmittelbar besuchen. Damit hätten Sie aber nur den einen Teil abgedeckt, dass Sie alle Mitarbeiter einmal persönlich gesehen haben. Besser ist es, wenn auch sicherlich aufwendiger und mit höheren Kosten verbunden, Sie holen alle Projektmitarbeiter zu Beginn des Projektes an einem Ort zusammen. Führen Sie mit allen Mitarbeiter ein mehrtägiges Kickoff für das Projekt durch. Denken Sie nicht nur an alle fachlichen Themen, sondern auch daran, genügend Raum für die Kommunikation untereinander zu lassen. Und sorgen Sie dafür, dass auch der Spaß miteinander nicht zu kurz kommt.

Ein solches Treffen kann, gut geplant und durchgeführt, eine solide Vertrauensbasis schaffen, die gerade auch virtuelle Teams stärkt. Wenn Ihr Budget es hergibt, wiederholen Sie das Treffen an großen Meilensteinen (maximal zweimal im Jahr).

Kommunikation und Prozesse

Diesen Punkt können Sie perfekt zu einem Thema Ihres Kickoffs machen: Erarbeitern Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter Regeln für die Zusammenarbeit. Besprechen Sie dabei, zu welchen Themen Sie wie miteinander kommunizieren. Telefon, Mail, Skype-Besprechung – legen Sie fest, zu welchem Thema Sie welche Kommunikationsmittel in welcher Reihenfolge nutzen. Das Telefon oder Skype sind immer die erste Wahl, wenn es gilt, ein Problem aus dem Weg zu räumen.

Und legen Sie gemeinsam Prozesse fest im Hinblick auf Tätigkeiten, die die Voraussetzung dafür bilden, dass andere Teammitglieder weiterarbeiten können. Besprechen Sie, wie Sie mit Dokumenten umgehen, die für einen Teil oder alle Mitarbeiter von Belang sind. Hier hat es sich gezeigt, dass eine zentrale Dokumentenablage, auf die alle Zugriff haben, durch nichts zu ersetzen ist.

Die hier aufgeführten Punkte erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Dennoch bieten sie Ihnen eine solide Grundlage, die verschiedenen Herausforderungen zu meistern, die sich Ihnen als Projektleiter für virtuelle Teams stellen.

Fazit

Führen und Arbeiten in virtuellen Teams stellt erhöhte Anforderungen an die Mitarbeiter und an Sie als Führungskraft. Es kommt nicht von ungefähr, dass statistisch gesehen mehr Projekte scheitern, wenn virtuelle Teams dabei eine Rolle spielen. Je besser Sie sich vor Beginn des Projektes informieren und je besser Sie Ihr Team auf den gemeinsamen Erfolg einschwören können, umso besser wird Ihr Projekt auf den Erfolg zusteuern.

(Coverbild: © vege | stock.adobe.com)

Thomas Riemann-Seibert