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Von der ERP-Systemeinführung überzeugen – mit den richtigen Inhalten im Projektmarketing

Die Einführung eines ERP-Systems, egal ob SAP, Infor M3 oder Infor LN, verlangt und bewirkt Änderungen, die oft tief in die täglichen Arbeitsprozesse eingreifen. Der Bedarf an Information ist entsprechend hoch. Wird die Projektleitung dieser Nachfrage in angemessenem Umfang gerecht, leistet dies einen entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg. Nachdem Teil Eins das große Ganze beleuchtet und eine Hilfestellung hinsichtlich Budget und weiteren Tipps für erfolgreiches Projektmarketing gegeben hat, geht es nun im zweiten Teil des Blogbeitrags um die richtigen Inhalte.

Informationen für einen gelungenen Start ins Projektmarketing

Am Anfang einer guten Veränderungskommunikation steht das Warum und Wozu. Denn wer die Zielsetzung versteht und akzeptiert, wird dem Neuen deutlich aufgeschlossener begegnen, als jemand, der es für überflüssig hält. Noch besser ist es, wenn die Stakeholder in dem Vorhaben einen Nutzen für sich selbst entdecken und auch deshalb Lust auf die neue Systemwelt bekommen. ERP-Lösungen haben da einiges zu bieten, beispielsweise:

  • Bessere IT-Unterstützung der Prozesse für viele Rollen
  • Einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance, Rückverfolgbarkeit)
  • Beseitigung von unschönen System-Schnittstellen
  • Ablösung alter IT-Systeme mit hohem Supportaufwand
  • Stärkung der Marktposition durch eine zukunftstaugliche, skalierbare und effiziente IT.

Warum ausgerechnet …?

Lassen Sie die künftigen Anwender die Entscheidung für das konkrete System nachvollziehen, also warum sich Ihr Unternehmen ausgerechnet SAP, Infor M3, Infor LN oder eine andere Lösung ausgesucht hat.

  • Deckt dieses System die Unternehmensprozesse oder firmenspezifische Anforderungen besonders gut ab?
  • Punktet es mit Branchenerfahrung?
  • Bietet es einen modularen Aufbau, der für die Einführung, Integration und Weiterentwicklung neuer Funktionalität gut geeignet ist?
  • Unterstützt es die internationale Geschäftsentwicklung besser als andere?
  • Hat sein Support-Modell überzeugt?

Was bedeutet die neue ERP-Lösung für den Einzelnen?

Die Vorteile von ERP-Lösungen helfen nicht nur, die Zukunft des Unternehmens als Gesamtes und damit auch die Arbeitsplätze zu sichern. Bereits am Anfang können Sie zumindest andeuten, dass die neue Systemwelt auch klare Verbesserungen für die Beschäftigten bringen wird, etwa deutlich einfachere Recherchen bei Nachfragen von internen Controllern oder externen Partnern. Die neue durchgängige IT-Unterstützung der Prozesse wird zu einem wesentlich besseren Verständnis des Gesamtsystems führen, was in der Regel als interessant und hilfreich wahrgenommen wird. Die Qualifikation für eine moderne ERP-Welt bedeutet eine wertvolle Qualifikation auf dem Arbeitsmarkt und schon im Projekt selbst bieten sich interessante Chancen für IT-affine Mitarbeiter.

Nennen Sie neben solchen positiven Aspekten der ERP-Einführung aber auch den Preis, der erst mal zu zahlen ist. In der Regel wissen die meisten sowieso schon, dass ein ERP-Projekt eine riesige Arbeitsbelastung mit sich bringt, und es ist keinesfalls sinnvoll, diese kleinzureden.

Zwei andere wichtige Botschaften sollten von ganz oben kommen und als Projektleitung tun Sie gut daran, darauf zu bestehen, dass diese Informationen die Projektkommunikation mit einleiten:

  1. Die ERP-Einführung ist kein Personalabbauprojekt!
  2. Wir nehmen alle mit in die neue Welt, keiner wird zurückgelassen!

Weisen Sie bereits jetzt darauf hin, dass es ein umfassendes Schulungsprogramm geben wird und schaffen Sie Vertrauen, dass gerade die Kolleginnen und Kollegen mit wenig IT-Erfahrung gut eingearbeitet werden.

Dranbleiben nach dem Start: Projektmarketing braucht Ausdauer

Sicher kennen Sie den Spruch: Als Tiger gesprungen, als Bettvorleger gelandet. Leider passt er manches Mal zur Kommunikation in Veränderungssituationen: Nach einem beeindruckend kraftvollen und visionären Auftakt kommt erst mal lange Zeit – nichts. Manche Stakeholder schließen daraus, dass das Ganze doch nicht so wichtig ist, oder irgendetwas schon am Anfang schief gegangen ist. Wieder andere vermuten vielleicht, dass im Projekt üble Dinge ausgeheckt werden, über die man nicht informieren will. Um das zu verhindern ist Kontinuität unverzichtbar. Legen Sie am Anfang fest, wie häufig Sie kommunizieren wollen – ein guter Rhythmus ist alle sechs bis acht Wochen –, geben Sie diesen bekannt und halten Sie ihn ein. Menge und Länge der Information können ruhig schwanken.

Die richtigen Informationen – von Anfang an

Interessante technische Informationen, die zumindest teilweise bereits in der Anfangsphase vorliegen, gibt es im ERP-Projekt genug, beispielsweise:

  • Was ist SAP / Infor M3 / Infor LN?: Unternehmen, Facts and Figures, Software, Referenzkunden
  • Was sind Module? Welche werden eingeführt? Was können sie?
  • Welche spezielle Branchenfunktionalität wird implementiert?
  • Was sind Stammdaten, Konzept und Bedeutung? Welche Vorteile bringt eine Konsolidierung? Wie ist das Thema ins Projekt eingebunden?

Lesson Learned: Fakteninformationen mit dem Nutzen für den Anwender verbinden

Technische Informationen können eine recht trockene Angelegenheit sein, doch wenn die Anwender einen Bezug zu ihrem eigenen Job sehen, wird das schnell anderes. Sie erhöhen Interesse und Akzeptanz, wenn Sie Informationen über Projekt, System und Facts & Figures generell mit konkretem Nutzen verbinden und in Text, Überschriften und Zwischenüberschriften darauf hinweisen. Beispiele:

  • Stammdatenkonsolidierung ⇒ verhindert unproduktive Doppelarbeit ⇒ mehr Zeit für anderes
  • Modularer Aufbau ⇒ höhere Transparenz, bessere und stets aktuelle Daten
  • Hohe IT-Durchdringung der Prozesse ⇒ Schutz vor Fehlern

Fragen an die Personalabteilung

Die Veränderungen durch die ERP-Einführung und das Projekt selbst führen zu einer langen Reihe von Fragen, die für die Beschäftigten hoch relevant sind und nur von der Personalabteilung beantworten werden können. Denken Sie etwa an folgende Themen:

Arbeitszeit

  • Wird es zu Überstunden und Samstagsarbeit kommen?
  • Was passiert mit meinen Überstunden?
  • Kann ich im Schulungszeitraum Urlaub nehmen?

Vergütung

  • Kann sich durch die neue Lösung meine Eingruppierung ändern?
  • Ändert sich etwas an meiner Gehaltsabrechnung?
  • Kann es am Anfang zu Verzögerungen kommen?

Schulungen

  • Wer trainiert uns mit welchen Unterlagen?
  • Wo und wann finden die Schulungen statt?
  • Was passiert, wenn ich dann nicht da sein kann?

Sammeln Sie solche Fragen und bitten Sie die Personalabteilung, sie so bald wie möglich zu beantworten!

Der Faktor Mensch im Projekt-Lebenszyklus

Menschen geben einem Projekt Charakter und sind entscheidend für Sympathie und Vertrauen. Bei ERP-Einführungen eröffnen sich so viele Gelegenheiten wie in kaum einem anderen Vorhaben, dies während der gesamten Projektzeit kontinuierlich einzusetzen. Denn zum einen wirken viele Menschen, nicht nur aus der IT, gestaltend mit, zum anderen sind viele, manchmal fast alle Kolleginnen und Kollegen gefragt, die Änderungen in ihrem Arbeitsalltag zu leben.

Die Mitwirkenden – Personen und Rollen

So bietet es sich an, gleich am Anfang die am Projekt Beteiligten vorzustellen, etwa Projektleitung, Teilprojektteams, die IT-Experten et cetera. Wichtig ist hier, dass Sie nicht nur die Personen, sondern auch ihre Rolle bekannt machen. Der Fachbereich sollte wissen, dass ihre Vertreter als Abgesandte verstanden werden, die immer wieder Informationen in den Fachbereich tragen, Feedback einholen und generell für Projektthemen ansprechbar sind.

Spätestens wenn es Berührungspunkte zwischen Beratern und Internen gibt, ist es schon eine Frage der Höflichkeit, auch sie in der Projektkommunikation vorzustellen und ihre Funktion verständlich zu machen. Nicht alle wissen schließlich, was ein Implementierungsberater oder ein ERP-Customizer ist.

Kolleginnen und Kollegen als glaubwürdige Botschafter

Je später das Projekt im Lifecycle angekommen ist, desto spannender wird der Faktor Mensch in der Kommunikation. Denn nun gibt es immer mehr Leute aus den Fachbereichen, die erste Erfahrungen mit der neuen IT machen. Das Projektmarketing kann jetzt von der Glaubwürdigkeit der Key User enorm profitieren und tut gut daran, diese sorgfältig auszuwählen und zu betreuen.* Dazu passen Fotos und Statements von Schulungsteilnehmern, Testern, zusätzlichen Multiplikatoren, Bereichsleitern … Das Interesse an der Projektkommunikation erreicht jetzt oft ihren Höhepunkt, denn wie in der Lokalpresse ist nichts so spannend wie Fotos oder Statements vom eigenen Umfeld zu entdecken. Zudem verstehen erst im späteren Projektverlauf wirklich alle, wie sehr das Thema sie persönlich angeht.

Wichtig: Betrachten Sie kritische Fragen und skeptische Kommentare als ihre Verbündeten. Sie sind eine gute Chance zur Kommunikation und erhöhen die Glaubwürdigkeit Ihrer Information.

Fachliche Inhalte im Projektverlauf

Geht in der Mitte des Projekts nicht irgendwann der Stoff aus? Wenn alles vorgestellt ist, aber noch nichts wirklich da ist? Keine Angst, ERP bleibt spannend und es gibt auf fachlicher Ebene immer Interessantes zu berichten, zum Beispiel über die

  • Ausgestaltung der neuen IT und Prozesse in den unterschiedlichen Bereichen wie Einkauf, Logistik, Lagerverwaltung, Produktion, Vertrieb, Finanzen, Personal …
  • Schnittstellenthemen wie Stammdatenpflege, Qualitätsmanagement, Spezifizierung, neue Begriffe, Tests …
  • Implementierungsstrategie: Big Bang oder Stufenplan, Inbetriebnahmekonzept, Altdatenübernahme …

Aktive Kommunikation bei Krisen

Welches ERP-Projekt läuft schon ohne Rückschläge und Krisen ab? Wohl keines. Tests gehen schief, der Inbetriebnahmetermin kippt … Das sind Situationen, in denen Sie die Frage der Kommunikation vielleicht am liebsten erst mal ganz weit wegschieben würden. Doch das wäre eine schlechte Entscheidung, denn Kommunikation ist in solchen Situationen nicht eine zusätzliche Last, sondern ein Teil der Lösung. Die drei wesentlichen Punkte für Krisenkommunikation im Projekt gelten auch hier:

  1. Besetzen Sie das Thema vor dem Flurfunk, das heißt informieren Sie möglichst zuerst und nutzen Sie die Chance, das Problem sachlich einzuordnen und unangemessene Aufregung und Spekulationen zu vermeiden.
  2. Zeigen Sie Lösungswege auf, und wenn das noch nicht möglich ist, skizzieren Sie das Vorgehen zur Lösungssuche.
  3. Wenn das Problem gelöst ist, können Sie die bewältigte Krise als Success Story aufbereiten. Zeigen Sie, wie das Team und auch Projektmanagement als Methode dazu beigetragen haben, eine Lösung zu finden. Hier können spannende Geschichten stecken, denn gutes Projektmanagement manifestiert sich nicht (nur) im Abarbeiten eines Plans, sondern gerade auch in besonders kniffligen Situationen.

ERP-Einführung – ein spannendes Thema

Kommunikativ betrachtet ist die ERP-Einführung ein spannendes Abenteuer, wie es das Unternehmen nur selten erlebt. Die Geschichte einer Gemeinschaft auf einem oft beschwerlichen Weg zu einem anspruchsvollen Ziel, die nach Etappensiegen und auch Rückschlägen schließlich einen Durchbruch erlebt. Erzählen Sie sie und Sie werden Interesse, Akzeptanz und Support mit einem sehr guten Aufwand-Nutzen-Verhältnis deutlich erhöhen.

Weitere Informationen zu ERP-Projekten mit Infor und SAP

Mit welcher Kompetenz die TCI Kunden mit Infor-Systemen unterstützt, darüber informiert ein kürzlich erschienener Blogbeitrag. SAP selbst lässt sich in mehreren Themen von TCI beraten, in 2017 organisierte die TCI zudem eine erfolgreiche Veranstaltung für SAP-Kunden zum Variantenmanagement und 2018 speziell zu S/4HANA.

*Mehr zum Thema Key User und deren Bedeutung für Ihr Projektmarketing finden Sie in meinem zweiteiligen Artikel dazu im Projekt Magazin.

 

(Coverbild: © Jacob Lund | fotolia.com)

Elisabeth Wagner