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Warum – und wie – professionelles Veränderungsmanagement den entscheidenden Unterschied macht

Im ersten Teil dieses Beitrages mit dem vielsagenden Titel „Umsetzung von Projekten: Realität und geplanter Verlauf gehen meist stark auseinander. Muss das sein?“ ging es um gemeinhin unterschätzten Einflussfaktoren – diejenigen, die Projekte so oft zum Scheitern verurteilen. Was Unternehmen anders machen müssen, um ihre Projekte hingegen zum Erfolg zu führen, erfahren Sie im folgenden Teil Zwei des Blogbeitrags, der sich mit dem Einsatz und Ansatz eines professionellen und ganzheitlichen Veränderungsmanagements befasst. Darin finden Sie unter anderem eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, welchen enormen Unterschied diese langfristig hinsichtlich Budgetbedarf macht und welche Einflussfaktoren ganz konkret im Auge behalten werden müssen.

Was geht anders mit einem professionellen Veränderungsmanagement?

Vor allem der Ablauf und der Fokus der Aktivitäten ändern sich radikal gegenüber dem klassischen Projektansatz.

  1. Schritt: Analyse der Veränderungskultur des Unternehmens. Betrachtet werden hier das Veränderungspotenzial sowie die Veränderungserfahrungen der Vergangenheit im Unternehmen.
  2. Schritt: Analyse der vorhandenen Ressourcen und Qualifikationen. Der Fokus liegt hier sowohl auf den Personen, welche Veränderungen steuern können, als auch auf deren Kapazitätsauslastung. In aller Regel wird immer den gleichen Personen im Unternehmen, die „Last auferlegt“. Wichtig ist es zu beachten, dass der Einzelne nicht gleichzeitig den Fokus auf dem Sach- und auf dem Veränderungsprozess haben kann.
  3. Schritt: Entscheidung über den Veränderungsprozess. Wer, wie und wieviel Ressourcen werden gebraucht, um den Veränderungsprozess sicher zu stellen.
  4. Schritt: Planung und Entscheidung bezüglich des eigentlichen Sachprojektes.
  5. Schritt: Gemeinschaftliche Projektumsetzung unter Einsatz aller vorhandenen Ressourcen. Klare Definition der Gesamtverantwortung zwischen Projektmanagement und Veränderungsmanagement.

Was kostet der Einsatz eines ganzheitlichen Veränderungsmanagements?

Wie oben schon gezeigt ändert sich der Prozessablauf deutlich. Das gilt folgerichtig auch für den Budgetverlauf. In der nachfolgenden Grafik ist dies veranschaulicht.

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So entwickeln sich die geplanten und realen Kosten im Projektverlauf. Dabei gilt: Das Budget im Zuge der Standardplanung gibt die 100 Prozent vor. Zwar steigen die Projektkosten mit professionellem Veränderungsmanagement um circa 15 bis 25 Prozent. Wie viele zusätzliche Kosten jedoch ohne diese Absicherung auf das Unternehmen zukommen, kann nur visuell angedeutet werden. (Bild: © WM Interim Management)

Für den durch ein professionelles Veränderungsmanagement gesteuerten Prozess empfiehlt sich ein deutlich höherer Ressourceneinsatz am Beginn des Prozesses für die Phase der Festlegungen, Definitionen und die Veränderungsvorbereitungen. Hier wird der Mammutanteil für den späteren Erfolg eingesetzt. Daher werden hier die besten Kräfte herangezogen und eine hohe Konzentration der in erster Linie konzeptionellen und kommunikativen Aktivitäten verlangt.

Dieser Budgetverlauf im Zuge eines ganzheitlichen Veränderungsmanagements hat nachweislich mehrere Vorteile:

  • Die Budgetsteuerung wird wesentlich transparenter und einfacher
  • Das Risiko einer „Kostenexplosion“ in einer späten Projektphase wird erheblich verringert (sunken costs)
  • Die wesentlichen Risikofaktoren für ein Scheitern (Softfacts, Emotionfacts) werden zu Beginn aktiv angegangen und nicht erst dann, wenn sie bereits zu massiven Störungen geführt haben.

Natürlich sind die Gesamtkosten eines solchen Prozesses mit dem Einsatz eines professionellen, externen Veränderungsmanagements höher als bei traditioneller Planung: Nach Erfahrungswerten je nach Unternehmen und Komplexität des Projektes circa 15 und 25 Prozent des Planbudgets. Im Vergleich zu möglicherweise anfallenden Kosten – etwa durch Zeitverzögerungen, Widerstände, Nachjustieren, Neustart oder sogar Totalausfall des Projektes – sind sie vergleichsweise niedrig. Das gilt insbesondere dann, wenn man noch die verdeckten Kosten eines Projektmisserfolges mit hinzurechnet, sowie nicht nur die externen, sondern auch die internen Kosten/Aufwand mitberücksichtigt.

Zusammenfassung, oder: Warum werden Projekte in der Praxis nicht häufiger durch ganzheitliches Veränderungsmanagement wirksamer gemacht?

Die Projekterfahrung im Mittelstand ist groß und eine Vielzahl von Projekten wird permanent definiert, initiiert und umgesetzt. In Zeiten hoher Vulnerabilität und Instabilitäten, wie wir sie aktuell erleben, und der Notwendigkeit, die Organisation des Geschäftes immer wieder neu zu gestalten und zu formieren, steigt damit auch der Bedarf, diese Veränderungen über Projekte umzusetzen.

Hinterfragt man den Erfolg von Projekten und die aufgetretenen Schwierigkeiten, kann man bei den Antworten eine Gemeinsamkeit unschwer identifizieren. Der Projekterfolg scheitert an den „kleinen“ Dingen:

  • an den Softfacts
  • an nicht sichtbaren Werten, Verhalten, Ängsten, Bedenken
  • an Unzulänglichkeiten, Bequemlichkeiten, mangelnder Führung und Orientierung
  • an Kommunikation, Überzeugung und Motivation
  • … letztlich an den allzu menschlichen Faktoren.

Oder wie ein früherer Lehrer von mir sagte: „…es menschelt mal wieder im Betriebe…“. Mit anderen Worten: wenn wir dem „Menscheln“ gebührende Beachtung schenken und es erfolgreich beeinflussen, dann gewinnen unsere Projekte.

Eigentlich ist das in aller Regel allen bekannt. Und trotzdem: in viel zu wenigen Fällen werden diese Faktoren von Beginn an in der Projektplanung und -steuerung berücksichtigt. Häufig erst dann, wenn erhebliche Störungen auftreten oder das Projekt scheitert, erinnert man sich an das, was man eigentlich schon vorher wusste. Insofern ist dieser Beitrag ein weiteres Plädoyer für einen eigentlich bekannten Sachverhalt:

Projekte werden durch ein systematisches und ganzheitliches Veränderungsmanagement wesentlich wirksamer und erfolgreicher.

 

Anmerkung der Redaktion: Lesen Sie auch Teil Eins dieses Doppelbeitrags: Umsetzung von Projekten: Realität und geplanter Verlauf gehen meist stark auseinander. Muss das sein?

 

(Coverbild: © Jacob Lund | Fotolia)

Walter Manns